Las pymes se enfrentan a diario con multitud de obstáculos, a los que a veces se suma esa sensación de que no hay suficientes horas en el día para poder llevar a cabo todo. De hecho, ocupar gran parte de la jornada laboral con tareas administrativas tales como archivo de documentos, contabilidad y gestión de pagos de impuestos puede repercutir negativamente en la productividad empresarial. El tiempo se perfila así como uno de los recursos de mayor valor y, si no se emplea de forma eficiente, puede lastrar económicamente a las organizaciones.
Un estudio elaborado por la empresa Sage, en un total de 11 mercados, incluido España, indica que sólo en nuestro país la falta de productividad ha costado 20.400 millones de euros a las pequeñas y medianas empresas en 2018, lo que significa perder unos 1.105 euros por segundo. Estos datos reafirman que los trámites y labores rutinarias dificultan el crecimiento de las organizaciones y el desempeño profesional, ya que los empleados no pueden dedicarse más a fondo en aquellas actividades que sí son realmente importantes para el negocio.
En busca de una mayor eficiencia, las empresas están reparando en la necesidad de digitalizar sus documentos en papel; no sólo por las limitaciones que tiene en cuanto a espacio por ejemplo una pequeña oficina o el propio domicilio de un autónomo, sino porque al pasarlos a este formato, los archivos son mucho más rápidos de localizar y también de compartir, lo que consigue impulsar la productividad en el lugar de trabajo.
No obstante, pese a que cada vez más empresas están de acuerdo en “deshacerse” de sus documentos en papel, en algunas PYMEs se cree todavía que tras los términos digitalización o gestión de documentos se esconde un entramado enormemente complejo, por lo que no terminan de atreverse a dar el paso. También es necesario cambiar hábitos, y sabemos que esto no es nada fácil: ¿quién no continúa guardando recibos dentro de una carpeta para presentarlos físicamente a la hora de realizar la declaración de la renta? ¿Quién en algún momento no se ha quedado con documentación inservible “por si acaso”?
Para afrontar estos retos, las empresas deben confiar más en tecnologías que les permiten tomar el control a la hora de digitalizar sus documentos, mediante procesos sencillos y colaborativos. Siguiendo los tres consejos que detallamos a continuación, las PYMEs conseguirán marcar la diferencia en cuanto a una gestión documental más eficiente, evitando aquellos errores en productividad que pueden generarse en entornos de trabajo poco organizados.
Invertir en tecnología intuitiva y fácil de usar
Desde la computación en la nube hasta el Internet de las Cosas, las nuevas tecnologías están teniendo un profundo impacto en la manera en que trabajan las personas. En un escenario donde todo se desarrolla con mayor inmediatez y se exige estar siempre activos, la demanda tecnológica ha ido incrementándose entre las pymes, sobre todo, en el caso de sistemas que les pueden ayudar a realizar sus tareas de forma más inteligente.
Hoy, el uso de smartphones y sistemas smart para la iluminación o para el hogar, entre los más comunes, se ha extendido y nos ha ido facilitado enormemente las cosas como usuarios. Sin embargo, para muchas personas, la etiqueta de “inteligente” puede suscitar en ocasiones, y de manera errónea, la idea de que se trata de un producto o servicio difícil de entender, cuando en realidad lo que estas tecnologías aportan en el trabajo son soluciones sencillas, intuitivas y automatizadas.
La automatización es clave para esa facilidad de uso. Una vez que la herramienta se ha programado para que haga una determinada tarea, ya puede seguir de forma automática con esas reglas establecidas, liberando al usuario de tener que perder tiempo para introducir de nuevo sus preferencias cada vez que entra en el sistema. Por ejemplo, lo mejor de los softwares de escaneado actuales es que se pueden preconfigurar acciones como “guardar destino”, adaptándose a las necesidades o preferencias de varios usuarios. Esto supone una vuelta de tuerca a la forma en que concebimos la digitalización, ya que con una simple configuración inicial, los usuarios pueden olvidarse de ciertos trámites y pasar a las labores más inmediatas.
Escanear y no guardar más papeles
En momentos con mayor carga de trabajo en la oficina, como cuando estamos ante una reunión con un cliente o de nuevo negocio, contar con un sistema para archivar y buscar documentos de una forma ágil, puede ayudar a que las cosas fluyan mejor, y evitar esas situaciones en las que no encontramos archivos donde se supone que deberían estar. Desafortunadamente, no se concede mucha importancia al hecho de archivar correctamente nuestros documentos, algo que se considera a menudo como muy aburrido hasta que es demasiado tarde y nos volvemos locos tratando de encontrar aquella información crucial para nuestro trabajo que no ha sido guardada antes en el lugar correcto. Sin duda, se trata de un proceso importante, pero que puede pasar perfectamente a un segundo plano gracias al uso de sistemas automatizados, siempre y cuando las funciones queden bien preestablecidas.
La tecnología de escaneado ha evolucionado hoy hasta el punto de cumplir con la promesa de una gestión documental inteligente, consiguiendo que en las empresas exista un entorno de trabajo productivo que facilite el poder trabajar en lo importante y llegar así a los objetivos.
Mejorar el trabajo en equipo a través de la colaboración
La tecnología ha mejorado la interacción entre profesionales. Garantizar que la información pueda ser compartida de forma rápida y efectiva es vital para el crecimiento y la productividad en los negocios. Estos nos los ofrece por ejemplo las tecnologías cloud, con las que podemos pasar archivos a compañeros de trabajo, amigos o familiares.
Ahora, los nuevos escáneres permiten escanear documentos directamente a la nube, así como etiquetarlos, procesarlos y almacenarlos en el sitio adecuado para que estén listos y localizables cuando sea necesario.
Por tanto, ¿qué se debería esperar de un escáner de documentos inteligente? Entre los requisitos a cumplir, los principales deberían ser su sencillez en cuanto a uso, intuitivos de operar y que permitan automatizar tareas de forma rápida. La idea no es sólo que puedan digitalizar de forma ágil documentos en papel, como recibos, fotos o tarjetas, sino que se puedan nombrar automáticamente, guardarlos y reconocer el contenido para que posteriormente los procesos asociados puedan mecanizarse.
El dispositivo debe ser capaz de usar el texto escaneado para identificar qué tipo de documento es, de forma que, si incluye el nombre de una compañía, pueda asociarse a documentos de negocio y, en caso de llevar números y el logo de una tienda, se identifique como un recibo de compra. A partir de ahí, el sistema tendría que sugerir automáticamente nombres de archivo que se adecúen con el contenido y, asimismo, tengan relación con otros documentos que se hayan digitalizado previamente. Por otro lado, el software del escáner debe tener la capacidad de aprender con el paso del tiempo, a través de la experiencia, a fin de que la extracción y el reconocimiento de los datos sea cada vez más preciso conforme aumente la actividad de escaneado. También el sistema debe tener en cuenta cada edición que se haga a la hora de renombrar los archivos para que las sugerencias sean más acertadas. Y, por si esto no fuera de suficiente ayuda, la tecnología de escaneado debe asistir al usuario para guardar los archivos digitalizados en su destino de preferencia dentro del sistema de forma preconfigurada, sin necesidad de cambiar los ajustes en cada ocasión.
En definitiva, las pymes necesitan una solución de gestión de documentos que les permita digitalizar de forma ágil, intuitiva, sin necesidad de un aprendizaje previo por parte de los usuarios, y que además garantice que el archivo escaneado se guarde automáticamente con un nombre y una ubicación correctos. Con esta manera más inteligente de trabajar, se puede hacer frente a la pérdida de productividad derivada de tareas burocráticas o papeleo innecesario que se dan en el día a día de las pequeñas empresas, ayudándoles a liberar todo el potencial que tienen hacia un mayor crecimiento y ventaja competitiva.
Jesus Cabañas, responsable de ventas para la región de Iberia de PFU Limited.
