Una centralita virtual es un sistema de telefonía IP avanzado que nos permite disponer de varios puestos telefónicos o extensiones tanto en aparatos fijos como en móviles. Un sistema que resulta francamente muy útil ya que, entre otras ventajas, nos ofrece la posibilidad de organizar las llamadas independientemente del lugar en el que se encuentren los empleados.
El momento tecnológico que vivimos en la actualidad ha posibilitado la aparición en primer lugar, y despegue posterior de la centralita virtual. La apuesta por este método tecnológico propicia una serie de ventajas fundamentales, permitiendo a cualquier negocio repartir las llamadas, derivarlas hacia otros terminales o gestionar las que no se pueden atender en ese momento. Como consecuencia, cada vez son más las pequeñas y medianas empresas que están optando este sistema.
Centralita virtual vs. Centralita tradicional
La irrupción en el mercado de la centralita virtual ha supuesto un paso adelante considerable respecto a la centralita tradicional que conocemos de toda la vida. Las diferencias entre una y otra son más que evidentes, con sustanciales ventajas para las centralitas que emplean software call center para operar.
Una de las ventajas que más salta a la vista es el de poder ahorrar a la hora de tener que comprar una centralita física. Las centralitas tradicionales son aparatos costosos que, además, hay que ir renovando a medida que se quedan obsoletos, por lo que el gasto económico es mayor. Sin embargo, la centralita virtual solo requiere de una actualización llegado el caso que, en la mayoría de las ocasiones, se lleva a cabo de forma automática.
Por otro lado, las centralitas físicas necesitan de un mantenimiento más caro, continuo y complejo. Cuando un sistema de este tipo falla, no se podrán hacer conexiones hasta que no se repare o se sustituya por otro. En cambio, las centralitas virtuales son más sencillas, apenas requieren de mantenimiento y tienen un grado de eficacia mucho mayor.
Otro aspecto a tener en cuenta es la ubicación que requieren estas centralitas. Con la virtual no vamos a depender de ningún sistema de cableado, por lo que se pueden situar las extensiones en tantos lugares como se desee. Además, dichas extensiones también se pueden colocar en el extranjero en caso de tratarse de una empresa con empleados en el exterior.
Por último, hay que señalar que con las centralitas virtuales se puede crear una extensión en un móvil, la dirección de IP de un ordenador, etc. Sin olvidarnos de que al hablar por voz sobre IP, la calidad del sonido será excelente y el ahorro en la factura del teléfono será mayor que en la centralita tradicional.
La mejor centralita virtual para cada empresa
Una vez conocidas cuáles son las ventajas de las centralitas virtuales con respecto a las tradicionales, queda resolver la siguiente cuestión: ¿cuál creemos que puede ser la centralita virtual que mejor se adapta a nuestras necesidades?
Lo cierto es que las centralitas virtuales poseen una serie de características y servicios que pueden ayudar a impulsar y gestionar cualquier negocio. Sin embargo, resultaría de gran utilidad que la centralita dispusiera de opciones avanzadas acordes al tipo de negocio en cuestión.
Algunas de estas opciones podrían ser el enrutamiento inteligente para derivar las llamadas al terminal más adecuado, la asistencia virtual con reconocimiento de voz o, especialmente, las actualizaciones gratuitas del sistema.
Por otro lado, es importante que la centralita virtual ofrezca la posibilidad de integrarse en diferentes dispositivos electrónicos para poder recibir la información en cualquier lugar. Un servicio que resulta fundamental entre aquellas empresas que necesiten de flexibilidad geográfica.
En este sentido, habría que considerar que la centralita pudiera integrarse también fácilmente en el resto de servicios que ofrece la empresa. De esta manera, todo estará mucho mejor interconectado para disponer de una gran facilidad de gestión.
Por último, es de vital importancia que la centralita virtual ofrezca las máximas garantías de seguridad. Hay que recordar que las llamadas IP viajan por la red, por lo que es de interés que dispongan de seguridad mediante encriptado para asegurar la protección de datos y la confidencialidad de las mismas.
Una centralita virtual telefónica puede convertirse, en resumen, en una herramienta fundamental en cualquier pequeña y mediana empresa. Un sistema que sin duda nos ayudará entre otros aspectos a facilitar la gestión y la productividad en el negocio y que nos brindará además un impacto positivo en cualquier labor que desempeñemos en un corto espacio de tiempo.
