El libro de registro de actas es un documento obligatorio para todas las sociedades mercantiles en el que deben aparecer los siguientes aspectos:
- Acuerdos tomados por las Juntas Generales y Especiales, y otros órganos colegiados de la sociedad.
- Datos relativos a la convocatoria y a la constitución del órgano.
- Resumen de los asuntos debatidos.
- Intervenciones de las que se haya solicitado constancia.
- Acuerdos adoptados.
- Resultados de las votaciones.
Según asegura Iberley, cualquier socio, o personas que hubieran asistido a la Junta General en representación de los socios no asistentes, podrán obtener en cualquier momento certificación de los acuerdos y de las Actas de las Juntas Generales.
Los administradores deben presentar en el Registro Mercantil, en los 8 días siguientes a la aprobación del acta testimonio notarial de los acuerdos inscribibles.
En base al primer apartado del Art. 106 ,Reglamento del Registro Mercantil, la sociedad podrá llevar un Libro de Actas para cada órgano
El libro de actas, según el artículo 26 del código de Comercio, es obligatorio para las sociedades mercantiles, por lo tanto, en el siguiente contenido: Todos los acuerdos tomados por las Juntas generales y especiales y los demás órganos colegiados de la sociedad, con expresión de los datos relativos a la convocatoria y a la constitución del órgano, un resumen de los asuntos debatidos, las intervenciones de las que se haya solicitado constancia, los acuerdos adoptados y los resultados de las votaciones.
La definición de asesorianeo.com establece que los libros de actas constan de un libro de hojas en blanco (hasta ahora) donde se recogen todas las asambleas que durante la vida de la sociedad se vayan realizando. Como mínimo se debe celebrar una Junta General Ordinaria en los 6 meses siguientes al cierre del ejercicio, es decir, antes del 1 de Julio del siguiente año, donde se expone cual ha sido el resultado del año y las medidas a adoptar en caso de haberlas. Se aprueban las cuentas anuales, las cual habrá que depositarlas en el registro antes de que transcurra un mes desde la Junta.
Hay otras circunstancias que también implican celebrar una Junta General Extraordinaria, como puede ser el traslado del domicilio social. El resultado de estas reuniones de socio, se recogen en un acta donde se identifican quienes han asistido, lo que se ha acordado, votos a favor, votos en contra…
Las actas se deben ir transcribiendo a un libro de manera cronológica. Hasta el ejercicio 2013 inclusive, este libro de hojas blancas se legalizaba, es decir, se inscribían en el registro mercantil una vez registrada la constitución de la sociedad, sin que se tuviesen que aportar en ningún momento posterior las actas que ahí se recogían.
Libro de actas de una sociedad limitada
Enel caso de las sociedades limitadas (SL) deben llevar el libro de registro de socios, también llamado acciones nominativas, que trata sobre las participaciones, la titularidad de dichas participaciones y las operaciones que se realicen sobre las mismas.
Respecto a las participaciones deben constar en el libro de acciones nominativas, donde se debe incluir la identidad, el domicilio y la nacionalidad del titular de la participación, así como la titularidad original y la transmisión de dichas participaciones, en el caso que se haya producido. Del mismo modo, tal y como asegura Getquipu, la constitución de derechos reales u otros gravámenes que producidos sobre dichas participaciones, indicando el titular tanto del derecho como de los gravámenes.
Libro de actas administrador único
Las sociedades formadas por un socio único o aquellas que, aún estar formada por más de un socio, las participaciones sociales sean propiedad de un socio único, deberán presentar un libro de registro de contratos.
Las decisiones del mismo socio único deberán aparecer redactadas en el libro de actas. Del mismo modo que sucede al llenar cada una de las actas el libro de actas, se debe definir la fecha y el lugar en el que se ha decidido el acuerdo así como los acuerdos incluidos.
Libro de actas comunidad de propietarios
En el caso de una comunidad de propietarios, también se debe llevar el registro de las actasque se produzcan en la misma. De la misma forma, se deberá recoger la información indicada para el libro de actas, incluyendo datos que puedan identificar cuándo se ha producido, quién ha participado en ella y quién puede votar, puntos del día, resumen de las intervenciones, acuerdos a los que se ha llegado, resultado de votos y aprobación del acta.
Libro de actas y registro de socios
De la misma forma que se debe registrar la información de las reuniones entre los socios, toda sociedad mercantil debe llevar un registro de los socios que han formado parte de la sociedad.
Desde la constitución de la sociedad, toda empresa debe llevar ellibro de registro de los socios que han formado parte de la entidad. Dicho registro se debe realizar en el libro de socios. De forma cronológica, deberán aparecer los datos de los socios, incluyendo nombres y las participaciones. Además, siempre que un socio amplíe el capital o se produzca un cambio en las participaciones de algún socio (venta de participaciones, ampliaciones de capital…).
Si quieres presentar el Libro de Actas de una forma fácil y rápida, siempre puedes contar con la ayuda de un asesor. Un experto podrá realizar el trámite por tí, ahorrándote el tiempo que conlleva.
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