Analizar las mejores aplicaciones para ser más productivos. Es una de las áreas en las que más trabajamos en MuyPymes, donde como sabéis hacemos lo posible para teneros al tanto de las mejores opciones. En este especial os hablamos precisamente de las que para nosotros no sólo se encuentran entre las mejores del mercado, sino que además utilizamos a diario. Aplicaciones que efectivamente nos ayudan a ser más productivos y trabajar mejor. ¡No os las perdáis!
Correo electrónico: Mailspring (Windows, Mac, Linux)
Tras el último rediseño de Gmail dijimos basta. Google se ha alejado definitivamente del diseño minimalista que estrenó con su servicio de correo electrónico y ha convertido Gmail en una aplicación web que aunque sigue incorporando nuevas funciones no mejora en aspectos fundamentales como la visualización del correo recibido o la integración de su chat.
Así que en la búsqueda de una alternativa gratuita (lo que nos alejó de Outlook), y que se integrase de maravilla con Gmail (lo que nos hizo decir adiós a Mozilla Thunderbird) dimos con Mailspring (antiguo Nylas Mail), un gestor de correo electrónico que aunque es freemium, su modalidad básica ofrece todo lo que necesitamos (y mucho más) para volver a disfrutar del correo electrónico.
Muy similar en su «look and feel» a grandes aplicaciones de Mac OS como Spark o Airmail, este gestor de e-mail ofrece un diseño limpio, una gran integración con los principales servicios de correo electrónico y funciones tan interesantes como: acuse de recibo de los mails enviados, posibilidad de programar el envío de un correo, reportar la actividad de los enlaces que incluimos o acceder a más información de nuestros contactos (tomando su actividad en redes sociales).
Productividad: Dynalist (Web, Windows, Mac OS, Android, iOS)
Los amantes del minimalismo y la “estética zen” tienen en Dynalist argumentos de sobra para darle una oportunidad. La aplicación se presenta como un lienzo en blanco, pensado para que demos rienda suelta a nuestra productividad.
Para ello nos propone crear listas, sublistas, listas dentro de sublistas… con el objetivo de ayudarnos a esquematizar cualquier proyecto que tengamos en mente, por complejo que sea.
En este sentido, Dynalist puede encontrar casos de uso tanto para el que necesita un gestor de tareas, como para el que está preparando su tesis doctoral; para el que quiere una aplicación que le permita hacer mind mapping de forma sencilla, hasta para el que quiere organizar sus próximas vacaciones a Canadá.
En nuestro caso Dynalist se ha convertido en un gran «archivo digital» que nos ayuda a estructurar reportajes y organizar toda la información con la que trabajamos a diario.
Gestión de notas: Google Keep (Web, Android, iOS)
Tras la «caída en desgracia» de Evernote, que se ha traducido en precios altos y fuga de información, en MuyPymes hemos invertido más tiempo del que nos gusta reconocer en busca de su mejor alternativa.
Pero tras trabajar con aplicaciones como Simplenote, Microsoft OneNote o Bear Notes, Google Keep ha demostrado que es la mejor a la hora de tomar notas al vuelo sin tener que preocuparnos por categorizarlas, incluir etiquetas, etc. porque el motor de búsqueda de Google es tan bueno que nada de eso es necesario.
Así que mientras que Dynalist se ha convertido en ese espacio de «hard thinking» en el que trabajar con contenidos, Keep (especialmente en su versión mobile) ha crecido hasta convertirse en una aplicación indispensable para pequeñas notas, «escanear» tickets o apuntar todo lo que necesitamos recordar cuando no estamos en la redacción.
Entre las novedades más interesantes que Google ha introducido en los últimos meses destaca su integración con Google Docs y otros productos de la gran G como son Calendar, Gmail y Tareas. En el lado del «debe» nos gustaría tener la posibilidad de importar notas de otras aplicaciones o más facilidades a la hora de adjuntar archivos.
Gestión de tareas: Todoist (Web, Windows, Mac OS, Android, iOS)
Lo hemos dicho muchas veces. A la hora de gestionar un buen número de proyectos y tareas, pocas aplicaciones pueden rivalizar con Todoist en potencia y flexibilidad.
La aplicación ofrece prácticamente todo lo que le podemos pedir a un gestor de tareas: integración con servicios externos, compartir tareas y proyectos con un equipo de trabajo, soporte para atajos de teclado, facilidad de uso, disponibilidad para todo tipo de plataformas, etc.
Destaca además por la potencia que ofrece cuando es necesario trabajar con varios proyectos de forma simultánea. No sólo porque gracias a su uso de etiquetas y prioridades nos ayuda a tener una visión más clara sobre el progreso de nuestro trabajo, sino también porque gracias al uso de la integligencia artificial es capaz de determinar qué deberíamos estar haciendo y cuándo lo podemos hacer.
Escritura: Typora (Mac OS, Windows, Linux)
Aunque Microsoft Office o LibreOffice son grandes suites de productividad que nos permiten trabajar con todo tipo de documentos, si todo lo que queremos es escribir y hacerlo con las mínimas distracciones posibles, pocas aplicaciones están al nivel de Typora.
Este editor gratuito de texto rivaliza con alternativas comerciales como iA Writer o Ulysses, incorporando prácticamente todas las funcionalidades que más destacan de los anteriores: modo sin distracciones, soporte markdown, objetivo de palabras diario, barra lateral con soporte para carpetas y documentos, visualización en distintos temas, posibilidad de exportar el texto final a un gran número de formatos (txt, pdf, html, mediawiki, ePub, OpenOffice…).
Los usos más avanzados incluyen además la posibilidad de insertar imáenes, trabajar con bloques de código, fórmulas matemáticas o diagramas, e incluso editar archivos CSS para crear temas personalizados.
En nuestro caso el paso de escribir en un CMS de contenidos como WordPress o incluso trabajar en Office a hacerlo en un editor específico como Typora, ha supesto un antes y un después en la edición de nuestros textos.
Almacenamiento on-line: Google Drive (Web, Windows, Mac)
Si Typora es parcialmente responsable de que hayamos «abandonado» opciones clásicas como Microsoft Word, Google Drive ha conseguido hacer otro tanto.
No sólo es en nuestra opinión el mejor servicio en la actualidad para realizar una copia de seguridad on-line de nuestros archivos y documentos sino que además, su integración con Google Docs lo convierten en una alternativa casi sin rival.
Y es que si bien para un uso estrictamente personal Google Drive/Docs tiene sentido, es cuando se integra en un equipo de trabajo cuando revela su auténtico potencial.
La facilidad con la que se comparten documentos y carpetas, la posibilidad de trabajar entre varias personas y en tiempo real en un mismo archivo o su integración con otros servicios de Google mejoran la oferta de otros grandes servicios como OneDrive o Dropbox, por no hablar del muy limitado iCloud.
Focus y concentración: Forest (iOS, Android, Web)
No siempre es fácil concentrarse. A veces porque trabajamos en un entorno ruidoso o molesto pero la mayoría de las ocasiones porque, no vamos a engañarnos, la procrastinación acecha tras cada esquina.
Para combatirla, hace tiempo que utilizamos Forest, una pequeña aplicación que a la «Ténica Pomodoro» le une un plus de gamificación. Forest nos propone en este sentido replantar un terreno como fruto de la concentración en nuestro trabajo.
Cada periodo de tiempo que permanezcamos concentrados, obtendremos un árbol, un arbusto o una planta. Cuanto más nos concentremos, más y más diversos elementos podremos plantar. Sin embargo, si cejamos en nuestro empeño y miramos el móvil (o una página web que no deberíamos) mientras estamos trabajando, perderemos el fruto de nuestro esfuerzo.
