El Libro Diario o Libro de cuentas es un libro contable donde se registran, día a día, los hechos económicos de una empresa. La anotación de un hecho económico en el libro diario se llama asiento o partida; es decir, en él se registran todas las transacciones económicas realizadas por una empresa de manera cronológica según se vayan produciendo.
Los asientos o partidas son anotaciones registradas por el sistema de partida doble y contienen entradas de débito en alguna cuenta y de crédito en otras, de tal manera que la suma de los débitos sea igual a la suma de los créditos. Se garantiza así que se mantenga la ecuación de contabilidad. Asimismo, pueden existir documentos contables que agrupen varios asientos y estos a su vez sean asignados a diferentes cuentas contables.
Hay que tener en cuenta que la contabilización se debe ir recogiendo día a día. En el caso de que no sea posible, ha de tener lugar en periodos no superiores a un mes en caso de que las actividades se hayan ido recogiendo en otros documentos.
Con periodicidad anual, tal y como asegura la web reviso.com, las empresas que lleven una contabilidad ajustada al Código de Comercio, deberán legalizar sus libros contables, entre ellos el libro diario. Esta legalización se realiza mediante la presentación de los libros contables en el Registro Mercantil Provincial correspondiente al domicilio social del interesado.
Aunque los libros contables sean presentados en el Registro Mercantil, su archivo y custodia es responsabilidad del empresario. El propósito de la legalización de los libros contables es el de sellar la información, de manera que no pueda ser manipulada posteriormente.
Información incluida en el libro diario
Tal y como explica economipedia, en su página web, los asientos contables que componen un libro diario deben incluir, como mínimo, la siguiente información:
- Número de asiento
- Fecha
- Cuenta del debe
- Cuenta del haber
- Importe
- Concepto de la operación
Es imprescindible que estos asientos contengan el mismo importe en el debe que en el haber. Cuando esto ocurre, se dice que el asiento está “cuadrado”.
Asimismo, el libro diario tiene las siguientes funciones:
- Llevar una contabilidad ordenada de forma cronológica y con una numeración correlativa.
- Crear el libro mayor.
- Controlar el cuadre del balance.
Utilidad del libro diario
Dejando de lado el hecho de que el libro diario es obligatorio según las leyes, resulta muy útil para cualquier empresario. Según asegura factura2.com, con este libro podremos recordar todas las operaciones que se han realizado en el pasado y, en general, nos ayuda a recapitular todas nuestras operaciones por si necesitamos analizarlas.
Por otra parte, como decíamos hace un momento, el libro diario nos permitirá rellenar otros libros y cuentas anuales; sería imposible hacer, por ejemplo, un balance sin la información que tiene el libro diario.
Toda esta información contable, tanto la del libro diario como las de otras cuentas, nos ayudará a tener una correcta gestión de gastos en nuestra empresa que luego será fundamental para poder entender si estamos realizando bien nuestro trabajo. El análisis y el estudio de nuestro propio negocio, por ejemplo mediante del método DAFO, es necesario para el éxito.
Cómo se utiliza el libro diario
El libro diario sigue unas reglas muy sencillas para su uso; en general no resulta nada complicado rellenar las operaciones que se van realizando en cada momento. Además, cabe decir que existen hasta cierto punto distintas formas de llevar el libro diario, dependiendo de las necesidades de cada empresa.
En general hay que tener en cuenta que se debe de utilizar el sistema de partida doble, típico de la contabilidad moderna, que se base en utilizar el «debe» y el «haber» en dos columnas. Recordemos que la suma de cada una de estas columnas deben de dar el mismo resultado.
Cuando hagamos una operación, como puede ser la venta de mercaderías pagadas en efectivo por el comprador, debemos de incluir las cuentas pertinentes (en este caso «ventas» y «mercaderías»), la fecha y el importe correspondiente a la operación.
Por otra parte suele ser necesario, además de muy recomendable, poner una pequeña descripción o aclaración de la operación; sobre todo cuando se hace alguna operación no tan común en el día a día suele venir bien esa pequeña nota explicativa.
Cómo se legaliza el libro diario
El libro diario debe de cumplir ciertas formalidades además de estar bien llevado; es necesario que nuestro libro diario esté sellado por el registro mercantil. Este trámite es sencillo y se hace presentando el libro ante el registro que corresponda por domicilio de la empresa.
Además es necesario recordar que el libro diario debe de ser un libro empastado, entre otras cosas para garantizar que no se rompa o pierdan sus hojas, y deberá estar sellado en todas sus páginas. Es recomendable, además, seguir un orden y rellenar las páginas sin dejar espacios en blancos, en orden cronológico.
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