Seguro que, como todos, estás casi todo el día de reuniones y cuando termina el día sientes que te quedaban muchas cosas por hacer y que no has sido productivo. Pues esa sensación que tienes es real…porque las reuniones no son productivas.
Según el instituto tecnológico ITAM, sólo la mitad de las reuniones que tenemos en el trabajo son productivas. Y de cada una de esas, sólo lo son 30 minutos. Así que en este artículo te queremos contar cómo puedes decir «no» a las reuniones de trabajo.
Organiza ceremonias en lugar de reuniones
La gran mayoría de las reuniones son para volver a poner a todo el mundo en el mismo barco, o para mejorar procesos. Pero el problema real es: ¿por qué hemos dejado de estar en el mismo barco? Lo bueno es que tiene solución: haciendo “ceremonias” de metodologías ágiles. En concreto estas 2:
Daily Standups
Una “reunión/ceremonia” que se hace de pie y que es diaria, de sólo 15 minutos el que cada persona responde 3 preguntas ¿qué hice ayer? ¿qué voy a hacer hoy? ¿qué me bloquea? Gracias a esta ceremonia todo el mundo está en el mismo barco.
Retrospectiva
Una “reunión/ceremonia” de aproximadamente 1 hora cada 15 días (o el tiempo que consideres mejor de vuestro ciclo de trabajo) en la todo el equipo a la vez se responde a 3 preguntas como equipo ¿qué hemos hecho bien? ¿qué hemos hecho mal? ¿qué acciones hay que hacer para mejorar lo que hicimos mal? Gracias a esta ceremonia todo el mundo está mejorando el barco continuamente (y lo dicho, todos seguimos en el mismo barco)
Aunque parece que sustituyes reuniones por “reuniones/ceremonias” la realidad es que tienes menos reuniones y de menos tiempo, porque las primeras al ser arbitrarias consumen mucho tiempo y son muy poco eficientes.
Pregunta antes por escrito el detalle de la reunión
Muchas veces recibimos emails tan escuetos como “¿nos reunimos para ver -loquesea-?” O incluso cuando alguien pregunta en voz alta (por teléfono, o por chat), como requiere de una contestación inmediata, muchas veces no es suficientemente buena, o a veces ni siquiera la pregunta está muy pensada, y eso da lugar a …. «¿nos reunimos para verlo?»
Por eso, lo mejor es siempre que surja “¿nos reunimos para verlo?” la solución es pedir que te escriban un email con el con cada uno de los problemas que se quieren resolver en la reunión y el detalle de cada uno.
Con ello la gran mayoría de las veces evitarás la reunión:
- La persona se toma el tiempo en pensar bien la pregunta y puede encontrar la solución antes de la reunión.
- Como no tienes que responder inmediatamente, lees el email, lo piensas, y respondes con tu solución que puede evitar la reunión.
La gran mayoría de las veces habrás evitado la reunión, pero lo mejor es que si finalmente sí la tienes, evitarás reuniones sucesivas porque desde la primera ambas partes lo habéis pensado bien.
Usa un CRM
Según McKinsey dedicamos el 65% del tiempo en el trabajo en reuniones, llamadas o emails. ¡Eso deja muy poco tiempo para nuestra productividad! Según Adecco, tiene solución y es usando las herramientas adecuadas. La más popular es un CRM.
En un CRM se guardan automáticamente todas las conversaciones que cualquier en tu empresa haya tenido con un cliente, ya sean emails, llamadas o reuniones. De esa manera cualquier persona puede tener acceso a todo el histórico, y no tener que pedir reuniones para recopilar información que está en los ordenadores del resto.
Hasta hace poco los CRM estaban reservados para grandes empresas, pero en los últimos años han salido CRMs especializados en pymes, como por ejemplo SumaCRM.
Con estas tres estrategias evitarás muchas reuniones. Y ojo, porque de una reunión suele salir otra reunión. Así que lo mejor es tomar una decisión ya de decir «no» a las reuniones.
Firmado: Tomás Santoro, fundador de SumaCRM
