Puede parecer a priori algo bastante sencillo, pero realmente no lo es. Saber gestionar y aprovechar bien el tiempo en el trabajo. Ahí puede residir la clave del éxito laboral cuando hablemos de productividad. La gestión del tiempo podría definirse como el proceso por el que una persona divide sus horas disponibles según las tareas que debe realizar.
Una correcta gestión del tiempo va a mejorar nuestra productividad y además va a hacer que nuestra calidad de vida vaya en aumento. Para ello hace falta tener cierto orden en nuestra vida y en el trabajo para evitar la sensación de haber estado trabajando cuatro horas y sólo haber aprovechado una, algo que se puede aplicar a los estudiantes. También hay situaciones en las que estamos hasta altas horas de la madrugada dándole vueltas a un asunto y terminamos solucionándolo en apenas cinco minutos al día siguiente. Lo suyo es mantener cierta rutina, especialmente si trabajamos desde casa y obligarnos en la medida de lo posible a realizar determinadas tareas siempre en el mismo horario.
Para gestionar correctamente el tiempo vamos a hablar de diferentes herramientas que a buen seguro nos van a servir de ayuda.
Google Calendar
Google Calendar es una agenda y calendario electrónico desarrollado por Google. Permite sincronizarlo con los contactos de Gmail de manera que podamos invitarlos y compartir eventos. Con Google Calendar podemos crear y compartir eventos, sincronizarlo con el móvil y programar alertas tanto con el móvil como con el email.
Google Calendar tiene un sinfín de aplicaciones pero lo fundamental es que nos va a permitir tener un calendario online en el que apuntar las fechas clave.
Feedly
Feedly es un lector de RSS que permite organizar y acceder rápidamente desde un navegador web o de sus aplicaciones para teléfonos inteligentes a todas las noticias y actualizaciones de blogs y demás páginas que el sistema soporta. Muy útil si eres lector de blogs y empiezas a tener acumuladas diferentes pestañas. Se trata de unlector de RSS, la evolución de Google Reader para consultar tus blogs favoritos y enterarte de las novedades de un vistazo.
Google Keep
Google Keep es una aplicación desarrollada por Google Inc. que permite organizar la información personal a través del archivo de notas. Fue lanzada el 20 de marzo de 2013, estando disponible en Google Play para los dispositivos con sistema operativo Android, y en Google Drive como aplicación web. Estamos ante un gestor de notas y listas de tareas. Hay otros muchos como es el caso de Todoist o Evernote. Google Keep es cómodo y efectivo cuando trabajamos en varios dispositivos y también cuando mezclamos iOS con Windows.
Trello
Trello es un software de administración de proyectos con interfaz web, cliente para iOS y Android para organizar proyectos. Es ideal para hacer listas de tareas, con subtareas, fechas de vencimiento, etc. Es recomendable que sean listas sencillas divididas en urgente y pendiente o incluyendo proyectos y proyectos futuros.
Tomato Timer
Tomato Timer, Técnica Pomodoro por su nombre en español consiste en un método para mejorar la administración del tiempo dedicado a una actividad. Fue desarrollado por Francesco Cirillo a fines de la década de 1980. Se usa un temporizador para dividir el tiempo en intervalos indivisibles, llamados pomodoros, de 25 minutos de actividad, seguidos de 5 minutos de descanso, con pausas más largas cada cuatro pomodoros.
Esta es la mecánica básica de esta técnica:
- Decidir la tarea o actividad a realizar
- Poner el temporizador
- Trabajar en la tarea de manera intensiva hasta que el temporizador suene
- Hacer una marca para anotar qué pomodoro se ha completado
- Tomar una pausa breve
- Cada cuatro pomodoros, tomar una pausa más larga
En el planeamiento, las tareas pueden venir de una lista «para hacer hoy«. También se puede intentar estimar el esfuerzo que cada tarea podría requerir.
Durante el pomodoro, el foco es otorgado a una sola actividad o tarea.
Harvest
Harvest es una herramienta de seguimiento del tiempo basada en la web desarrollada y lanzada por Iridesco LLC en 2006. Es muy útil para medir el tiempo invertido en cada tarea de un proyecto. Dispone de diferentes funcionalidades como es el caso de pagos o facturaciones entre tantos otros.
Prezi
Prezi consiste en un programa de presentaciones para explorar y compartir ideas sobre un documento virtual basado en la informática en nube. La aplicación se distingue por su interfaz gráfica con zoom, que permite a los usuarios disponer de una visión más acercada o alejada de la zona de presentación, en un espacio 2.5D. Esta plataforma te permite hacer presentaciones en un formato muchísimo más dinámico y potente sin tener que hacer florituras o ser un diseñador experto. En definitiva, una especie de PowerPoint 3.0.
Rescue Time
Rescue Time es un aplicación se encargará de monitorizar en qué inviertes tu tiempo a lo largo del día. Se va a encargar de ver cuánto tiempo pasas en redes sociales, qué webs has visitado o cuántas veces has consultado tu teléfono. De esta manera podremos saber en qué distracciones hemos terminado perdiendo el tiempo.
Slideshare
Slideshare es un sitio web 2.0 de espacio web de dispositivas que ofrece a los usuarios la posibilidad de subir y compartir en público o en privado; documentos en Adobe PDF, Microsoft Word y OpenOffice y la mayoría de documentos de texto sin formato, e incluso algunos formatos de audio y vídeo. Recientemente adquirido por Linkedin permite compartir infografías con la privacidad que nosotros decidamos.
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