En el momento en el que constituyes una sociedad mercantil estás obligado a presentar un conjunto de libros tanto contables como mercantiles en el Registro Mercantil.
Hay varias legislaciones (mercantil, contable y fiscal) que regulan los distintos tipos de libros y sus requisitos formales, y esto, en muchos casos, genera dudas para muchos empresarios.
Todas las Sociedades Mercantiles están obligadas a presentar lo siguiente:
- Libros Contables obligatorios: libro diario y libro de inventarios y cuentas anuales
- Libros Mercantiles obligatorios: libro o libros de actas y libro registro de socios
- Libros Fiscales obligatorios: Libros de IVA (si corresponde)
Libros Contables Obligatorios
Libro diario
En este tipo de libros se registran todas las operaciones de la actividad económica de forma diaria o cronológica. El registro de estas operaciones es en un formato y nomenclatura contable, por lo que se requiere cierto grado de conocimiento de contabilidad para poder llevarlo a cabo y para saber interpretarlo.
El libro diario se elabora por cada ejercicio económico, que normalmente coincide con el año natural. Se inicia con el registro de la situación inicial de la empresa (asiento de apertura), recoge las operaciones del año, y finalmente se cierra con un registro de la situación final del año (asiento de cierre).
Libro de Inventarios y Cuentas Anuales
Este libro recoge la situación inicial de la empresa, su evolución (al menos trimestral) mediante balances de sumas y saldos, el inventario final de la empresa y, además, un conjunto de informes contables que se llaman “Cuentas Anuales”.
Las Cuentas Anuales recogen los siguientes informes contables:
- Balance de Situación: informe sobre el patrimonio empresarial.
- Cuenta de Pérdidas y Ganancias: informe de ingreso, gastos y resultado final.
- Estado de cambios en el patrimonio neto: informe de variación del patrimonio.
- Memoria del ejercicio: explicación y detalle de los anteriores.
- Estado de flujos de efectivo (sólo para algunas empresas).
Una contabilidad ajustada al Código de Comercio y al Plan General Contable requiere que además de estos libros se lleve también un Libro Mayor, si bien este libro no es obligatorio legalizarlo puesto que recoge la misma información que el libro diario pero en distinto formato.
Libros Mercantiles Obligatorios
Libros de actas
El empresario tiene la obligación de documentar todos los acuerdos que se hayan alcanzado en juntas de accionistas y consejos de administración. Estos libros deben haber sido legalizados por el Registrador Mercantil para permitir su uso. Cada una de las actas recogidas en el libro han contener los siguientes datos: fecha y lugar de la celebración del encuentro, fecha y modo de la convocatoria previa y puntos del orden del día, número de socios y representantes, resumen de los asuntos tratados, acuerdos alcanzados y resultado de las votaciones y aprobación del acta.
Libro de registro de socios, de la sociedad o de acciones
Son los libros donde se registra la identidad de los socios propietarios de las participaciones en la sociedad y la evolución o transferencia de éstas.
Dependiendo del tipo de sociedad, el libro que le corresponde es:
- Libro de registro de los socios: para las sociedades de responsabilidad limitada (SL), sociedades limitadas laborales (SLL) y sociedades de garantía recíproca (SGR).
- Libro de registro de la sociedad: para las sociedades de responsabilidad limitada unipersonal (SLU) al tener un único socio debe registrar los acuerdos con éste.
- Libro de registro de acciones nominativas: para las sociedades anónimas (SA), sociedades anónimas laborales (SAL) y sociedades comanditarias por acciones, en caso de que las sociedades posean acciones nominativas.
Libros fiscales obligatorios
Todas las empresas que están sujetas al IVA están obligadas a emitir libro de facturas emitidas, libro de facturas recibidas, libro de bienes de inversión y libro de operaciones intracomunitarias.
Legalización de libros a partir de 2014
A partir de 2014, para legalizar cualquier libro es necesario hacerlo en formato electrónico y presentados por vía telemática a través de la web https://www.registradores.org.
La legislación establece unos plazos concretos para la elaboración, la legalización y el deposito de los libros contables oblitarorios:
- Elaboración de libros contables: hay un plazo de tres meses después del cierre del ejercicio para el cierre de la contabilidad y la elaboración de los libros contables.
- Legalización de libros oficiales: hasta cuatro meses desde el cierre del ejercicio(30 de abril en caso de año natural). Si se presenta después de esta fecha, figurará la expresión “fuera de plazo” pero no conlleva sanción alguna.
- Depósito de las Cuentas Anuales: hasta un mes desde su aprobación en la Junta General Ordinaria de socios. Esta Junta debe celebrarse en los seis meses siguientes al cierre del ejercicio, por lo que, apurando plazos el depósito se puede efectuar hasta el 30 de julio para los ejercicios que coinciden con el año natural.
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