Konica Minolta es una de las grandes empresas de referencia en el mundo de la impresión. Comprometidos desde hace años con la gestión documental, se presentan en nueva edición de «Impulsando tu empresa» con un mensaje claro: las nuevas tecnologías son imprescindibles en las empresas modernas, pero nunca van a poder sustituir el valor añadido que puede proporcionar un trabajador. Es la idea que repite a lo largo de nuestra entrevista Antonio Ramírez, responsable de marketing de la compañía en España.
MuyPymes: Hace poco que os habéis incorporado al roadshow Impulsando tu Empresa. ¿De qué forma queréis conectar con los emprendedores que van a acudir a estos encuentros?
Antonio Ramírez: Tuvimos una experiencia hace cuatro años, en el primer «Impulsando» que se organizó. Nos fue muy bien poner en valor la posición de Konica Minolta, que es una empresa muy tecnológica, pero que a lo mejor no tenía esa imagen entre las pequeñas empresas.
Este año queremos transmitir que la tecnologíse debe utilizar no para sustituir al hombre sino para complementarlo. Queremos quitar ese miedo que pueden tener muchos hacia la «automatización» del trabajo. Hablamos con ejemplos claros, explicamos hacia dónde debemos ir en este campo y cómo deben utilizarse estas tecnologías, para que la gente no entienda que automatizar una tarea no significa que el trabajador ya «no sirve para nada».
Porque valor añadido de las empresas no está en la tecnología que emplea, sino en la persona. De hecho, la guerra que ahora se está librando en el mercado empresarial no es por quién utiliza la mejor tecnología, sino por cómo los seres humanos pueden aportar ese valor añadido.
MuyPymes: Aunque se os conoce por vuestra división de impresión, hacéis muchas más cosas. ¿Qué es lo que queréis promocionar en el evento?
Antonio Ramírez: Acudimos al roadshow con tecnologías en las que tenemos mucha experiencia y que ejemplarizan como pocas, hacia dónde van las nuevas tecnologías y cómo el ser humano está pidiendo que esa tecnología le pueda ayudar.
Por un lado tenemos todo el tema de cloud, móvil, etc. que en nuestro caso enfocamos para que los empleados no inviertan un tiempo vital en algo tan simple como la gestión de sus notas de gastos. Es una inversión de tiempo que no aporta nada a una compañía, pero es necesario. El típico proceso dentro de una empresa que se tiene que ejecutar sí o sí. ¿Pero aporta algo al negocio en sí? Absolutamente nada. Es un ejemplo de automatización en la que los empleados, a los que se les paga por otras cosas, pueden por ejemplo ahorrarse hasta un 70% del tiempo laboral que aplican a ese procedimiento.
A su vez las empresas no están demandando que esa tecnología sea más inteligente. Que sea proactiva a la hora por ejemplo de determinar cosas como qué parking puede ser el más interesante para los empleados de la empresa, en cuáles se puede obtener mejores precios, etc. Eso es lo que quiere el ser humano. No quiere tener que realizar esa investigación previa. Quiere tener el conocimiento preciso para después, poder actuar.
En este sentido,nuestros sistemas por ejemplo, están empezando a ser lo suficientemente inteligentes como para automatizar todas esas pequeñas tareas asociadas a determinados equipos, gracias a la incorporación de dispositivos IoT. De esta forma no se tienen que ocupar del mantenimiento de los equipos, de gestionar todo lo relativo a la facturación, a posibles incidencias, mantenimiento preventivo de forma remota, etc.
MuyPymes: Hace muchos años que en las empresas se habla de la importancia que tiene la gestión documental. ¿Pero cómo ha cambiado en los últimos años? ¿Qué tendencias se están impiniendo en este campo?
Antonio Ramírez: La gestión documental como tal, que antes era sobre todo un almacenamiento y recuperación de información, está pasando a beneficiarse de la automatización de procesos .
Para automatizar procesos podemos contar con diferentes tecnologías. Desde los tradicionales gestores documentales que han incorporado módulos de workflow, a aplicaciones propias de workflow que no están incorporadas a estos gestores, a robots de software, que es la última apuesta que estamos lanzando desde Konica Minolta.
Los robots de software lo que hacen es aprender cómo funciona el humano, para después realizar la misma tarea. Por ejemplo en aquellas tareas que son muy repetitivas, como son llamadas de telemarketing, introducción de datos en una aplicación, etc. el robot aprende lo que tiene que hacer , incrementa su capacidad de procesamiento de datos y disminuye notablemente el margen de error. Con esto conseguimos automatizar algunos procesos al 100%.
Otra tendencia que hemos detectado y en la que estamos empezando a trabajar es utilizar partes de Inteligencia Artificial (deep learning, machine learning, reconocimiento semántico) para transformar los gestores de documentos en gestores de conocimientos. Que no sólo sirvan para localizar un documento determinado, sino que sean capaces de extraer la información que el usuario necesita en un momento determinado de acuerdo a determinadas reglas de negocio.
MuyPymes: Pero pese a los indudables avances de la gestión documental, lo que indican muchos datos es que en las empresas cada año se imprime más…
Antonio Ramírez: Que se imprime más es verdad. Otra cosa es cómo se imprime y dónde se imprime. En el área de impresión profesional o de producción lo que hemos visto ha sido un crecimiento espectacular, tanto en el parque (hay muchas más unidades) como en el volumen de impresión, que está creciendo muchísimo. Sobre todo en áreas que antes podían no significar mucho como puede ser la impresión de etiquetas, derivada sobre todo del crecimiento del e-commerce.
Hay mucho más volumen, pero no es el mismo tipo de volumen de impresión que había antes. Antes se imprimía más en la oficina… se está realizando un reemplazo. Por otro lado no hay que olvidar que seguimos viviendo en una sociedad que es un mix, con gente de distintas edades y costumbres de uso. En determinadas edades prácticamente no se imprime, pero hay otras que lo imprimen prácticamente todo. El uso de la impresión ha cambiado y sigue cambiando.
Por otro lado según decimos en Konica Minolta, «The winter is coming» y es que según nuestros estudios y análisis, desde el norte está bajando una tendencia de cada vez menos impresión. En países como Finlandia, Polonia o Alemania el volumen de impresión tradicional es muchísimo menor. Y nos afecta. Crecemos cada vez más en la parte de producción y en la otra área, aunque no estamos perdiendo, no estamos creciendo de forma espectacular.
MuyPymes: ¿De qué forma ayuda Konica Minolta a las empresas para cumplir con GDPR?
Antonio Ramírez: La parte fundamental que aportamos es el control y la seguridad. No somos una asesoría, pero formamos parte del ciclo en el que hay que asegurar que la información no sale de la empresa.
Con GDPR la empresa lo que tiene es una obligación de que los datos personales de distintos entornos se van a utilizar de forma ética. Y entre otras cosas, hay que tener en cuenta las potenciales fugas de información. Lo que hacemos es que aquello que pueda ser digitalizado, almacenado o impreso en nuestros dispositivos, que tengamos la seguridad de que no va a ser sacado de la compañía de forma fraudulenta. Y en caso de que eso ocurra, poder determinar quién lo ha hecho.
Somos capaces con aplicaciones o con hardware saber qué usuario ha utilizado qué información. No sólo a través del registro del log, sino además ofrece una imagen de la información que se ha digitalizado o se ha impreso.
Está claro que al final no podemos impedir que la información se la puedan llevar, pero sí que implementamos sistemas de seguridad en nuestras máquinas que aseguran que toda la información que se almacena en las mismas permanezca encriptada. Y aunque en el peor de los casos te lleves físicamente el disco duro, no vas a ser capaz de acceder a esa información.
MuyPymes: Hace poco habéis puesto en marcha Workplace Hub, un nuevo escenario en el que trabajáis con partners como HPE, Canonical, Sophos…etc.
Antonio Ramírez: El concepto de Workplace Hub es muy simple: intentar unificar en un solo dispositivo toda la infraestructura IT que pueda necesitar una compañía.
Está pensado para su uso en pequeñas empresa, que pueden contar con un producto que incorpora servidores, back-ups, routers Wi-Fi, sistemas de almacenamiento, sistemas operativos, antivirus, funciones de impresión…toda la infraestructura que pueda necesitar el cliente, a la que se pueden sumar sus propias aplicaciones.
Al final lo que las empresas consiguen es un centro de datos móvil, replicado además en la nube. Para hacerlo posible hemos tejido una alianza con varios partners, que está comandada por nosotros. Hemos rediseñado internamente todo nuestro equipo para integrar los distintos componentes, como el servidor de HPE, el antivirus de Sophos…etc. de forma que encaje perfectamente en entornos de trabajo de hasta diez personas. Nuestro planteamiento es empezar a comercializarlo en España en octubre de 2018.
MuyPymes: En vuestra primera presencia hace unos años en el roadshow Impulsando, presentásteis una red social…
Antonio Ramírez: La primera vez que estuvimos presentamos una red social corporativa, que también es una derivada de la gestión documental. Era una red social que incorporaba la posibilidad de poder guardar documentos y que pudieran ser compartidos. Era una red social 100% orientada hacia su uso interno.
Su objetivo era el de sustituir ciertas funciones del e-mail (algo parecido a lo que podría ser hoy en día Slack). Es verdad que hoy en día se sigue utilizando pero aunque nos vino muy bien para abrir determinadas puertas, tal vez posicionamos el producto demasiado pronto en el mercado. Nos abrió muchas oportunidades para dar a entender lo que es el concepto de gestión documental y aunque no es un producto que estemos promocionando de forma activa, cuando detectamos la necesidad, sí que se la ofrecemos a algunos clientes.
MuyPymes: Otra de vuestras novedades recientes es Job Wizards un portal de contenidos orientado hacia la productividad
Antonio Ramírez: Es una idea orientada a ayudar a nuestros clientes y en general a la sociedad, a entender ese concepto del que hablábamos antes, el ser humano como valor añadido a la tecnología.
El mensaje es claro: productividad y tecnología van de la mano. Si tienes que utilizar tecnología, úsala, pero de forma inteligente. Hay que enseñar a la gente qué es la tecnología y cómo les impacta. Hacerles entender la diferencia que puede marcar en cualquier aspecto de la vida de una persona, incluida en la profesional.
El objetivo es comunicar. Trabajamos en conjunto con el resto de países de Europa para que los contenido podamos trasladar esa idea a nueva idea de modern work place en la que hombre y tecnología no se sustituyen, sino que se complementan.
MuyPymes: ¿Y cómo se configura precisamente ese nuevo escenario de trabajo?
Antonio Ramírez: Para mí debe de cumplir con dos cosas. Por un lado desde la parte pura tecnológica hay que pensar qué mejor tecnología debe haber en cada uno de los puestos de trabajo; pero por otro lado la empresa tiene que entender que todo tiene que girar alrededor de la persona.
Aquí hay dos personas: el empleador y el cliente. La parte del cliente la tenemos casi todos bastante clara, porque al final significa negocio. Pero la parte del empleador, como hace mucho tiempo que nos hemos convertido en ‘tecnólogos’ creyendo que así dominábamos a la tecnología… nos hemos olvidado de que el valor está en las personas.
Y ese es un miedo que empezamos a ver. Desde hace unos años vamos viendo cómo crece ese miedo, empezando por la gente más mayor, que le cuesta más la tecnología. Pero también lo vemos en gente no tan mayor que se ven su puesto de trabajo amenazado por un robot. Y es a estas personas a las que hay que educar para que aporten ese conocimiento que tienen como valor añadido.
Es curioso, porque en España tenemos un problema grave de valor añadido. Nuestras empresas en general lo tienen. La OCDE publica en un informe del año pasado, daba en productividad una media de 13 dólares por hora y trabajador en España, menor a la media de la zona euro. Y si no comparamos con otros países, como China, Estados Unidos o Japón, la situación es bastante peor.
No hemos sido capaces de utilizar la tecnología de la forma adecuada. No hemos sido capaces de utilizar nuestra creatividad dentro del ámbito de las empresas. Las empresas españolas siempre piensan en un plazo inmediato, no son capaces de pensar a medio o largo plazo. No son capaces de poner en valor las buenas ideas ni a las personas que las tienen. Ese es el fallo que estamos teniendo.
