La facturación para los trabajadores por cuenta propia es fundamental. La nómina es al asalariado lo que la facturación al autónomo, la forma de cobrar los rendimientos de su actividad económica, es decir, por su trabajo realizado.
No son pocas las ocasiones en las que se cometen errores de diversa consideración a la hora de emitir las facturas. Las prisas y la falta de conocimiento sobre fiscalidad pueden acabar provocando este tipo de fallos en los datos de las facturas, en las operaciones matemáticas, en la numeración o en el concepto. Estos errores pueden terminar provocando comprobaciones por parte de Hacienda.
Por ello, recomendamos la contratación de los servicios de un asesor en materia fiscal, en el caso de que no tengamos los conocimientos suficientes para poder llevar a cabo la facturación de manera correcta. Otra opción es emplear servicios de una asesoría online para que nos ayuden en estos casos, como el de Solo Autonomos o el de Infoautónomos.
En este artículo, te alertamos de los lapsus más frecuentes de facturación para evitar quebraderos de cabeza y llevar una correcta gestión fiscal de tu negocio.
Omisiones y errores a la hora de cumplimentar los datos
En el momento en el que rellenas la factura, tienes que tener en cuenta que la falta de identificación de algunas de las partes, tanto de quien presta el servicio, como del cliente, termina invalidando la factura emitida. Hay que prestar especial atención a todos los campos que deben rellenarse y hacerlo correctamente: Fecha de emisión, numeración, NIF y CIF.
Uno de los fallos más comunes es el de los errores de serie y numeración en la emisión de facturas. Los códigos de las facturas tienen un orden y tienen que seguir una serie y una numeración. La numeración siempre tiene que ser correlativa con el número de la factura anterior. Es decir, tiene que haber una continuidad con los dígitos. Si la última factura emitida es la número 75, la siguiente que hagas tiene que ser la 76. Hay que ser extremadamente cuidadosos y no podemos emitir facturas con numeraciones posteriores a otras con fechas de emisión anteriores. Hacienda podría ponerse alerta en el caso de que identificara esos saltos y dar lugar a ciertas sospechas de alguna irregularidad en nuestra actividad.
A la hora de cumplimentar los datos, sólo tenemos que especificar el domicilio fiscal, es decir, el domicilio del negocio. Un fallo muy común, por desconocimiento, es incluir el domicilio social en la factura emitida. El domicilio fiscal es el que se comunica a Hacienda cuando te das de alta a través del modelo 036.
También debes clarificar bien el concepto facturado. Hay que denominar bien el producto o el servicio comercializado sin que de lugar a equívocos. Donde hay que tener especialmente cuidado es en el detalle del concepto facturado, en su descripción clara y concisa.
Por otro lado, es muy importante clarificar la fecha de vencimiento de la factura. En caso de no hacerlo, el cliente podría sobreentender que la fecha de pago es ilimitada. Es conveniente detallar el método de pago claramente en la factura.
No aplicar las retenciones cuando tengan lugar
Todas las facturas han de incluir retenciones de IRPF. No debes olvidarlo. Si estás obligado a ello y no lo haces, incurrirás en un error grave. Si tienes que presentar el modelo 130 del IRPF, tiene que incluir el porcentaje de retención. Consta de un 15% en el caso de la mayoría de los trabajadores por cuenta propia y un 7% para los nuevos autónomos.
Omitir el desglose de las cuotas del IVA
Del mismo modo que desglosas el concepto facturado, también tienes que desglosar la base imponible y las cuotas del IVA aplicadas, incluyendo los tipos ya sea al 21% al 10% o al 4%. Por ello, la factura tiene que incluir el total diferenciado por tipos de IVA dependiendo del que aplique cada producto o servicio. Si no separas la base imponible de las cuotas de IVA, la factura será inválida y no podrás deducirte el IVA en el modelo 303.
Realizar el envío y la entrega de la factura fuera del plazo establecido
La morosidad es, si no el principal, uno de los principales problemas que sufre el autónomo. Y tenemos que hacer lo posible por evitarlo, ya que parte de la solución puede estar en nuestras manos. Si la emitimos a destiempo, estamos fomentando el impago o un retraso considerable a la hora de recibir el dinero. Hay que tener en cuenta que si el destinatario de la factura es una empresa o un profesional, tienes que emitirla antes del día 16 del mes siguiente. Si, por el contrario, el receptor es un particular tienes que expedirla justo en el momento en el que realizas la operación.
Equivocarse de persona o departamento para enviar la factura
A bote pronto, puede parecer una estupidez. Pero aunque sea un fallo poco frecuente, puede ocurrir. No tiene unas consecuencias tan graves como en los casos anteriores. Simplemente un error en el destinatario puede hacer que se retrase el pago del servicio. No obstante, hay que tener cierto cuidado ya que debido a este error estás revelando datos confidenciales a terceros, por lo que puedes vulnerar la Ley de Protección de Datos en algún momento.
Otro tipo de errores
Existen otros fallos a la hora de generar facturas. Uno de ellos es el de emitir las facturas rectificativas con la misma serie que el resto de facturas. Hay que tener en cuenta que una factura rectificativa corrige cualquier fallo que hayamos cometido anterior. Pero no estamos a salvo del fallo. La factura rectificativa siempre tiene que tener una numeración y una serie diferentes. Si no lo haces, estarás dando lugar a un descuadre de los resultados.
Otro error común es el de no conservar la factura o no hacer copia de la misma. Es muy necesario tener un resguardo para contrastar datos con tus clientes o para presentarles ante una hipotética comprobación tributaria. Hay que tomar conciencia de la importancia de hacer copias de seguridad de facturas y guardarlas para Hacienda durante al menos un lustro.
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