Para una empresa pocas situaciones son más dolorosas que contar con una buena «lista de morosos» que no terminan de pagar las facturas que deben. Y es que de la cantidad de imapagados que tenga una compañía, puede depender su propia supervivencia. Es vital por lo tanto que la empresa cuente con los mecanismos adecuados para limitar la incidencia de este tipo de clientes en su cuenta de resultados. Klik & Pay, plataforma de pagos digitales especializada en pymes y startups nos devela las claves para minimizar el riesgo de impagos:
Elige bien a tus clientes
En muchas ocasiones, tendemos a aceptar cualquier encargo que se nos haga, algo a priori lógico para hacer crecer un negocio. Sin embargo, no todos los encargos nos harán ganar dinero, muchas veces podemos incluso perderlo. Antes de aceptar un trabajo entérate bien de quien es tu cliente, investiga un poco sobre su actividad, trabajos anteriores, etc… y si tienes dudas sobre su solvencia, consulta un fichero de morosidad. Con ciertos clientes es mejor prevenir que curar.
Las palabras vuelan, lo escrito queda.
Es muy importante firmar siempre un contrato de prestación de servicios con tus clientes, incluso si el pago se hace por adelantado, para poder establecer claramente tanto el importe a percibir como las contraprestaciones a las que estás obligado por ese pago. De este modo, evitarás que te exijan extras o servicios que no estaban previamente estipulados.
Un error muy común es «fiarse» de clientes con los que se ha trabajado previamente sin problemas o de amigos con los que se tiene una relación personal. Los negocios no entienden de amigos y no sería la primera vez que una amistad se rompe por un asunto económico.
El contrato: 4 claves básicas
- Establece formas de pago cómodas para ambas partes: por un lado tratando de percibir el mayor porcentaje posible por adelantado, pero que también establezca unos plazos que no ahoguen al cliente, pues esto incrementará las posibilidades de que haya un impago.
- Fija fechas concretas de emisión de facturas y plazos de pago de las mismas.
- Incluye penalizaciones por incumplimiento de los plazos de pago.
- Introduce una cláusula que recoja la normativa legislativa que ampara al contrato. También es importante fijar los tribunales a los que se debería acudir en caso de incumplimiento de contrato. En este sentido, trata de hacer lo posible para que sean los de tu ciudad (y ten mucho cuidado con los clientes extranjeros, que pueden estar regulados por tribunales con normativas que no conozcas).
En los negocios online, busca pasarelas de pago variadas y certificadas.
Las ventas online admiten muchas más formas de pago que el clásico pago directo a débito con tarjeta. Cada vez más eCommerce apuestan por aceptar pagos por anticipos (se determina un importe previo por anticipo a débito), a plazos (para cantidades importantes, después de un primer anticipo puede prorrogarse el importe restante en 2, 3, 4 o 5 cuotas), por suscripción o pagos recurrentes de importe variable (muy útiles para campañas de fidelización, etc.)
Haz facturas dignas de enmarcarse
Es muy importante cumplir con las formalidades de las facturas. No te retrases nunca en la emisión de facturas, ya que pueden utilizarlo como excusa para retrasar el pago. Ten mucho cuidado también con las erratas o redactarlas de forma incompleta.
Es muy habitual que algunos clientes argumenten un defecto de forma para no proceder al abono de una factura por cosas como no haber escrito el nombre del banco en el que se debe hacer la transferencia (aunque el número de cuenta esté correcto).
Aporta y guarda siempre pruebas documentales de tu trabajo
Recopila siempre documentos que prueben que un trabajo ha sido realizado, e-mails de recepción de un documento, fotos o videos del trabajo,… En el caso de los bienes materiales, exige siempre la firma de un albarán de entrega que certifique que el producto ha sido recepcionado correctamente por el cliente.
Hay muchos clientes que exigen por contrato este tipo de pruebas documentales (especialmente la administración), pero tú eres el primer interesado en aportarlas y guardarlas para que un cliente nunca pueda argumentar que un trabajo no se entregó o no se hizo con el resultado esperado.
El primero que debe cumplir con sus obligaciones eres tú mismo
Es fundamental que cumplas con todas las obligaciones que estipula el contrato para poder exigir los pagos. No sirve con cumplir más o menos, ya que se están obteniendo buenos resultados y el cliente está contento. El hecho de no completar todos los trabajos que se establecen en el contrato puede suponer una razón para no abonar una factura perfectamente válida.
Una de esas obligaciones son los deadlines. El retraso en la entrega de trabajos es otro de los motivos legalmente aceptados que puede argumentar un cliente para no abonar una factura. Cumple siempre con los plazos y, en el caso de que no te sea posible, deja por escrito el motivo de ese retraso y asegúrate de recibir también por escrito la conformidad del cliente con ese retraso.
No tengas miedo de exigir que los pagos se realicen a tiempo
Muchas veces nos cuesta ponernos firmes a la hora de exigir que las facturas sean abonadas a tiempo. No dudes, tu trabajo tiene un valor y como tal tiene que ser recompensado. Si es necesario, puedes paralizar un trabajo dejándolo incompleto si no es abonado antes de una fecha límite.
Si llegas a este punto, hazlo siempre en un momento en el que el cliente aún te necesite. Es mucho más fácil lograr cobrar una factura cuando el trabajo no ha sido entregado o finalizado. Tras terminar el encargo, no tendrás nada con lo que negociar.
Acepta pagos aplazados seguros
Mejor cobrar poco a poco que no cobrar. Si el cliente parece incapaz de abonar el importe íntegro de una factura, es recomendable negociar formas de pago aplazadas, que puedan ser asumibles por el cliente. Otra opción es negociar una reducción de los servicios y por tanto de los honorarios.
Lo más importante, llegados a este punto, es tratar de resolver el conflicto sin llegar a los tribunales. En el momento en que se abre un juicio, todo el proceso se retrasa, tendrás que afrontar pagos de abogados, adelantar el IVA de las facturas, etc… Y si logras cobrar tardarás bastantes meses, eso si no se declara la insolvencia transitoria o definitiva del cliente.
Si no queda más remedio, acude a los abogados
Si no has logrado resolver el impago de manera amistosa, sólo queda contar con un servicio jurídico. En el mejor de los casos, el abogado logrará negociar una forma de pago aplazado o una quita sin llegar a juicio, lo cual hemos visto que supone gastos, riesgos y retrasos mucho mayores en los pagos (si es que no se declara el concurso de acreedores o la quiebra de la empresa).
