Según pone de relieve el estudio Meetings at work: Perceived effectiveness and recommended improvements (2015), publicado por el Journal of Business Research, el 41,9 % de las reuniones de trabajo son improductivas. tal y como enfatiza Eva Rimbau, profesora de los Estudios de Economía y Empresa de la UOC y experta en Recursos Humanos, las reuniones de trabajo “son vistas como una fuente ineficiente de pérdida de tiempo”.
Rimbau propone cinco prácticas para conseguir que una reunión de trabajo sea efectiva:
1. Organizarla correctamente. Distribuir un orden del día por anticipado, explicitar los objetivos, explicar a cada individuo por qué se le invita y cuál se espera que sea su contribución. Esto mejorará la motivación de las personas para asistir a la reunión y “hacerlo bien”, lo cual, a su vez, estimula a prepararse a fondo para la reunión y participar en ella de manera más eficaz. Algunos informes sugieren que el mejor día para convocar una reunión son los martes, ya que se considera el más productivo de la semana, mientras que la mejor hora es a media mañana.
2. Vigilar los aspectos más tangibles. Empezar y acabar con puntualidad, que las instalaciones sean adecuadas y que la tecnología funcione adecuadamente.
3. Liderar la reunión correctamente. Debe haber un responsable claro que centre la discusión, haciendo explícitos los objetivos de la reunión y evitando que los discursos se desvíen demasiado del tema. Debe alentar la participación de todos, retornar información después de la reunión y hacer seguimiento de lo acordado y de su posterior ejecución. “Debe ir con cuidado para evitar la comunicación unidireccional (solo él o ella habla y el resto escucha) y no utilizar nunca las reuniones para criticar de manera no constructiva o generar conflicto”, afirma Rimbau. “El sentido del humor y un poco de conversación informal inicial pueden ayudar a establecer el clima adecuado”, añade.
4. Mostrar una actitud positiva por parte de los participantes. La motivación y el respeto por las aportaciones de los otros son clave. Para Rimbau, es importante que estas actitudes sean auténticas, puesto que si los asistentes ponen buena cara para quedar bien delante de los directivos presentes, no habrá un verdadero compromiso con las decisiones que resulten de la reunión. Para conseguirlo, es necesario que los jefes establezcan un clima de confianza.
5. Obtener un ‘output’. Hay que demostrar que la reunión ha servido para algo. Hacer un acta de los temas tratados y acordados, de las decisiones tomadas y las responsabilidades asignadas a cada trabajador, y hacer un seguimiento de los objetivos o tareas que han se han extraído.
6. Reuniones de pie. Por último, algunas empresas tecnológicas, como Apple y Google, o centros hospitalarios, han puesto de moda en los últimos años las reuniones de pie. Estas implican a diferentes personas y equipos de la empresa, están programadas de manera regular, generalmente son diarias y con un tiempo concreto, no durando más de 15 minutos.
