No es la primera vez que hablamos de los ladrones de tiempo. Teléfonos que no paran de sonar, reuniones inesperadas, falta de motivación, problemas en definitiva que afectan directamente a nuestra jornada laboral y que nos hacen ser menos productivos y trabajar peor. Y los hay de todo tipo: desde abrir de vez en cuando nuestra cuenta de Facebook para ver lo que han compartido nuestros contactos, a pasar más tiempo del deseable compartiendo las anécdotas de nuestro fin de semana con nuestros compañeros a intentar hacer varias cosas a la vez para al final, no acabar por hacer ninguna. Pero si tuviésemos que identificar los que consideramos que son los cinco peores, tal vez nos quedaríamos con estos:
1. Interrupciones en nuestro ritmo de trabajo
En los países anglosajones se ha popularizado el término «flow» como referencia a un ritmo de trabajo en el que nos mantenemos enfocados, productivos y concentrados hasta que terminamos la tarea de la que nos estamos ocupando en ese momento.
Por supuesto no siempre es fácil mantener ese «flow» y las interrupciones (llamadas de teléfono, distracciones, imprevistos) lo hacen aún más complicado. El trabajador medio sufre en este sentido una media de 87 interrupciones diarias y una vez ha perdido su ritmo ideal de trabajo, suele tardar una media de 23 minutos en volver a trabajar a un nivel similar. Por supuesto en los trabajos en los que es necesario ser más creativos, el efecto de las interrupciones es mucho peor que cuando nos tenemos que enfrentar a tareas que dominamos a la perfección.
2. Ergonomía
Mantener una mala postura a la hora de trabajar, o no proporcionar un material de oficina adecuado (sillas, mesas, pantallas, etc.) conduce directamente a problemas como el síndrome del túnel carpiano, dolores de espalda, tendinitis, etc. Las consecuencias de mantener una oficina en la que no se tiene el mínimo cuidado por la ergonomía, se traducen a medio plazo en absentismo laboral, baja productividad, problemas de motivación, etc.
El «Especial ergonomía en tu puesto de trabajo» que publicamos a finales de 2009 sigue teniendo hoy todo el sentido del mundo, y es de aconsejada lectura para todos aquellos que suelen pasar a diario entre 6 y 10 horas sentados frente a un ordenador.
3. Falta de motivación y compromiso
Según una reciente encuesta publicada por Gallup, únicamente el 13% de los empleados de todo el mundo se sienten motivados y comprometidos con su puesto de trabajo. Es decir, que si los resultados que muestra el estudio son correctos, nueve de cada diez personas que acuden a diario a trabajar, no lo hacen en la mejor de las condiciones.
Otras encuestas como la elaborada por Tower Watson asegura que la desmotivación afecta directamente al 40% de los empleados de todo el mundo y una última elaborada por Unique asegura que tres de cada diez directivos afirman liderar plantillas desmotivadas. No estamos por lo tanto ante un problema menor. ¿Cómo podemos cambiar esta realidad? Podemos empezar leyendo «Los mejores consejos de motivación para emprendedores» o «Motivación para pymes con poco presupuesto«.
4. Correo electrónico
Cada semana pasamos nada menos que 13 horas leyendo, contestando, organizando y eliminando correo electrónico. Es decir, más de una de nuestras jornadas laborales, la pasamos completamente entregada a nuestra bandeja de entrada. Y no siempre para bien. El correo electrónico es capaz de agotar nuestra paciencia, minar nuestra productividad y consigue sacar lo peor de nosotros mismos.
¿Hay formas de hacerlo mejor? Hay muchos intentos, ninguno de ellos completamente definitivo más allá de tener la suficiente fuerza de voluntad como para programar un tiempo exclusivo y limitado para consultarlo. Para los que quieran un poco más, una sencilla búsqueda en nuestro portal os dará como resultado todo tipo de Apps y métodos de productividad que podemos poner en marcha para mejorar el uso de nuestra bandeja de entrada.
5. Reuniones
Si no tienes un verdadero motivo para convocar una reunión, no la convoques. Si el problema que quieres discutir se puede resolver rápidamente utilizando otro método que no sea una reunión, no la convoques. Lo contamos en nuestra «Pequeña gran guía para reuniones eficaces»: los directivos pasan un 70% de su tiempo en reuniones y mientras están reunidos, no están siendo precisamente productivos.
Pero si realmente tenemos que hacerlo, es bueno ir lo mejor preparado posible. Os recomendamos en este sentido «Cuatro pasos para mantener reuniones más productivas» y añadir algo de tecnología como explicamos en «Las mejores aplicaciones para organizar reuniones».
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