Adiós a Evernote, Omnifocus y Outlook. Hola a Bullet Journal y a un nuevo método de productividad que sólo nos pide bolígrafo y papel. Si te has cansado de utilizar decenas de apps y no acabar de encontrar lo que buscas o si simplemente quieres mantenerte productivo en cualquier escenario y no tener que depender de la tecnología, a lo mejor deberías de darle una oportunidad a Bullet Journal, un «nuevo» método de organización personal que combina en la sencillez de un cuaderno la organización de tareas, notas, eventos y proyectos.
Bullet Journal apuesta por la vuelta al mundo analógico, permitiendo que a medida que trabajamos con su método tengamos un espacio propio para reflexionar, que se aleja de las restricciones que imponen la mayoría de Apps. El método que es bastante sencillo de implementar pero que puede convertirse en todo lo complejo que queramos exige como casi todos, cierta disciplina, pero cuenta con la ventaja de que nos ofrece en todo momento una visión mucho más global de lo que hacemos y cómo hemos llegado a donde nos encontramos.
Si os apetece ponerlo en marcha, sacad uno de vuestros cuadernos en blanco, tomad un bolígrafo de punta fina y seguid las instrucciones que a continuación os damos.
Poniendo en marcha nuestro Bullet Journal
1. Elegir el cuaderno ideal
Como vamos a crer un cuaderno que refleje nuestras tareas, proyectos y eventos, lo ideal es contar con una libreta que podamos llevar siempre con nosotros. A ser posible que sea de trama cuadriculada. Lo primero que haremos para empezar a trabajar, será numerar cada una de las páginas
2. Símbolos
En nuestro Bullet Journal van a convivir diferentes símbolos que serán los que nos indiquen qué representa cada una de nuestras entradas.
- Señalaremos que hablamos de una tarea que debemos realizar acompañando la entrada con un cuadrado, bajo el cual podremos de la misma forma añadir subtareas.
- Si lo que nos interesa en cambio señalar que se produce un evento, comenzaremos la entrada con un círculo en blanco
- Si lo que queremos es recoger una nota, lo indicaremos con un punto lleno.
Además de estos símbolos básicos, podemos utilizar otros para dar más significado a cada una de nuestras entradas. Si acompañamos la entrada con el dibujo de una estrella por ejemplo, estaremos indicando que la tarea o el evento en cuestión tiene prioridad. Si lo hacemos con el símbolo de un ojo, estaremos afirmando que se trata de una materia que queremos investigar más de cerca. Si añadimos un sígno de exclamación, podemos estar hablando de una idea que no queremos olvidar. En la imaginación está el límite, si bien es recomendable trabajar con un número reducido de símbolos que podamos recordar.
3. Índice
Como lo que queremos es estar mejor organizados y no perdernos entre nuestras tareas, notas y eventos, lo primero que haremos tras numerar las páginas, será crear un índice.
No nos llevará demasiado tiempo, ya que lo iremos completando a medida que vayamos introduciendo nuevos elementos en nuestro cuaderno. En principio el índice lo utilizaremos para señalar dónde comienza cada mes, pero como veremos también nos servirá para indicar colecciones y otro tipo de elementos.
4. Vista de mes
Tras el Índice crearemos nuestra vista de mes, utilizando dos páginas enfrentadas. En la página izquierda escribiremos todos los días del mes, junto a la primera letra del día correspondiente de la semana, lo que nos será útil a la hora de planificarnos. Si conocemos de antemano algunos de los eventos de ese mes, los anotaremos junto al día correspondiente.
En la página de la derecha anotaremos esas tareas clave que sabemos que tener que llevar a cabo en el mes en curso. En principio y a menos que sea muy importante, no emplearemos esta página para incluir notas.
5. Diario
En la siguientes páginas crearemos espacios para cada uno de los días, bien a medida que se vayan sucediendo, bien con cierta anticipación si vamos previendo determinados acontecimientos. En estos espacios iremos reflejando nuestras notas, nuestras tareas y nuestros eventos
Por supuesto, los nuevos eventos que vayan surgiendo no sólo los reflejaremos en la página del día correspondiente, sino también en la primera página, la que incluía todos los días del mes.
Terminado el mes en curso, comenzaremos con el nuevo mes, repitiendo la operación. Incluiremos el número de página en el índice y crearemos la nueva plantilla. A la hora de rellenar la página de la derecha, repasaremos todas las tareas del mes anterior, tacharemos las que estén completas (si es que no lo habíamos hecho) y migraremos a la nueva página las que nos hayamos dejado sin completar. Si queremos podemos distinguir estas «tareas viejas» de las nuevas poniendo junto a su cuadro un símbolo especial (un asterisco o otro que queramos).
6. Colecciones
A medida que vamos avanzando en los días del mes, podemos descubrir que muchos elementos que vamos introduciendo, están relacionados (Por ejemplo, los preparativos para un viaje de verano). Si queremos agrupar todos estos elementos, podemos «migrarlos» en una página nueva y crear una «Colección de elementos» que nos permitirá consultar nuestros proyectos de un vistazo. Migrados los elementos introduciremos su localización en nuestro índice general.
Estas colecciones puede situarse bien a final de un día, bien en la última página de un mes, etc. El orden en este sentido es el de menos siempre que nos acordemos después de reflejarlas correctamente en el índice general.
Repitiendo una y otra vez este método descubriremos lo fácil que es mantenernos organizados, sin necesidad de depender de apps, smartphones o tabletas, redefiniendo nuestra productividad con la única ayuda de bolígrafo y papel.
