La mayoría de las pequeñas empresas no suelen tener un administrador de sistemas propiamente dicho. Normalmente, y a menos que no cuenten con el soporte de una empresa externa, suelen contar con una o dos personas que se ocupan prácticamente de todo: desde la gestión de la red, la instalación y gestión de aplicaciones, el mantenimiento del servidor, etc.
¿Qué pasa cuando esa persona se va de vacaciones? Lo que normalmente no suele pasar el resto del año: algo sale mal. Los meses de julio y agosto se convierten entonces en un cruce de llamadas y correos electrónicos entre las pocas personas que quedan en la empresa y el pobre responsable IT que intenta disfrutar de sus merecidas vacaciones.
Para intentar en la medida que se repitan estas situaciones tan «curiosas», TeamViewer ha elaborado una pequeña guía de recomendaciones para que los administradores IT puedan prever y minimizar los posibles problemas que surjan en su ausencia. Estas son sus cinco recomendaciones:
Establecer el acceso remoto
Las soluciones de acceso remoto permiten al informático acceder incluso a través del móvil a la red de su oficina desde cualquier lugar y en cualquier momento. Por ello, se les aconseja dejar el ordenador de la oficina encendido y una herramienta de control remoto en funcionamiento antes de irse de vacaciones.
Delegar responsabilidades
Se debe asignar a una persona sustituta cuando el administrador de red se encuentre fuera para que actúe como punto de contacto. Esta persona deberá tener acceso a toda la información, unidades, accesos a zonas seguras y contraseñas, así como estar autorizado para ponerse en contacto con terceros y proveedores en caso de emergencia.
Anticiparse a los problemas
Aunque hay fallos que no se pueden predecir, muchos se pueden anticipar. Por ello, antes de irse hay que verificar que los sistemas de respaldo funcionan adecuadamente, que los programas con licencia se encuentran al día y que los sistemas de seguridad están actualizados. También es útil preparar un documento con los procedimientos de solución y respuesta ante problemas, especialmente los más comunes y predecibles, para el sustituto. Asimismo, habilitar una sección de preguntas frecuentes que resuelva las dudas más comunes de los usuarios ayudará a disminuir el volumen de peticiones.
Preparar planes de contingencia
El administrador de redes debe establecer planes de respaldo y contingencia para los servidores, bases de datos y contraseñas y asegurarse de que el sustituto tiene acceso a toda la información. Además, es recomendable confirmar previamente que la fuente de energía del centro de datos cuenta con un sistema de respuesta ante fallos para proporcionar un servicio continuo sin interrupciones.
Manejar las expectativas
Es importante avisar de antemano a los empleados de las fechas de vacaciones para solucionar los problemas existentes a tiempo, y para que todos estén al tanto de que no podrán esperar una respuesta inmediata durante ciertos días. Por ejemplo, se debe dejar un correo de fuera de la oficina en el que se proporcione el contacto de la persona sustituta para problemas graves, y avisar que se revisará el correo solo a determinadas horas algunos días.
