La mayoría de los trabajadores invierten demasiado tiempo gestionando su correo electrónico. Y la mayoría de las veces, el sistema que emplean dista mucho de ser el óptimo. La prueba está en lo habitual que resulta descubrir cómo nos escriben de vez en cuando con el clásico «Siento haberte respondido tan tarde pero había perdido tu correo/me he olvidado de responder/no he tenido tiempo/ etc.»
Cuando esto ocurre dos son las cosas: o el usuario no tiene ningún tipo de organización en su correo, o bien tiene tantos filtros y etiquetas para ser más productivo, que acaba por conseguir el efecto contrario. ¿Cuál es pues el mejor sistema de organización? Aunque hay usuarios que aspiran al «inbox zero» no hay que llegar a ese extremo.
Hoy, mañana o más tarde
Hoy, mañana o más tarde es una aproximación muy sencilla y directa para priorizar los mensajes que recibimos en nuestra bandeja de entrada. Basta que creemos tres carpetas (o etiquetas) que tengan precisamente esos títulos: hoy, mañana, más tarde.
Cada e-mail que recibamos, los archivaremos en la carpeta adecuada para lo cual, deberemos responder a las siguientes preguntas:
- ¿Se trata de algo que debamos gestionar hoy?
- ¿Es una tarea que puede ser pospuesta a mañana o muy próximamente?
- ¿Se trata en cambio de una tarea que podemos llevar a cabo más adelante?
Si por el contrario recibimos un e-mail que debemos delegar a otra persona, lo re-enviaremos a esa persona, asignándole la etiqueta «delegado» y otra etiqueta con el nombre de la persona. Hecho lo cual, moveremos ese e-mail a la carpeta adecuada (Hoy, mañana o más tarde).
Otra posibilidad es que recibamos un e-mail sobre el que no podemos actuar (una newsletter, una actualización de nuestras redes sociales, etc.) y aquí las posibilidades son dos: o archivarlo o borrarlo. Si recibimos una «correspondencia» habitual de este tipo de redes o servicios, podemos crear el filtro adecuado para estos contenidos, permitiendo que se «archiven» de forma automática.
En cambio para las newsletters a las que estamos suscritos y cuyos contenidos nos interesa revisar, podemos crear la carpeta/etiqueta «Suscripciones» y de ser necesario, crear subcategorías en función de los servicios a los que nos hemos suscrito. Si nos hemos apuntado a servicios como cupones de descuento, outlets on-line, etc, agradeceremos tener toda esta información en un único lugar y evitar su «intromisión» diaria en nuestro buzón cuando no nos interesa consultarlo. Tomando en cuenta todo lo que hemos dicho hasta ahora, deberíamos tener una estructura en nuestro e-mail muy similar a la siguiente:
- Inbox
- Hoy
- Mañana
- Más tarde
- Delegado
- Suscripciones: (newsletters, cupones de descuento, outlets, etc)
- Redes sociales: (youtube, facebook, twitter, etc.)
- Archivo
Trabajando con el método
Una cosa es tener la estructura de nuestro cliente de correo electrónico y otra que sea funcional. ¿Cómo vamos a manejarnos con este nuevo «árbol»?
Paso 1
Cada día al abrir tu correo electrónico, abre en primer lugar la carpeta «Mañana» y decide qué elementos tienen que ser trasladados a «Hoy», cuáles van a permanecer en «Mañana» o cuáles incluso habría que trasladarlos a «Más tarde»
Paso 2
Revisa tu bandeja de entrada y clasifica tu correo en función de la fórmula vista antes. Normalmente tanto tus notificaciones como tus newsletters ya deberían haberse clasificado solas. Si hay una nueva suscripción, aplica el filtro adecuado.
Paso 3
Abre la carpeta «Hoy» y trabaja sobre las tareas que te propone tu correo electrónico. Decide borrar o archivar esos elementos cuando hayas terminado de trabajar. Repite todo este proceso cada vez que abras tu correo electrónico. Dependiendo del tipo de trabajo que tengas, te esforzarás por no abrir tu cliente una o dos veces al día y en otros casos, necesitarás tenerlo siempre abierto.
Paso 4
Una vez al día revisa la carpeta «Más tarde». Puede que descubran elementos que tienen que hacerse «hoy» o «mañana».
Si nos aplicamos y seguimos esta rutina a diario, nunca más daremos un e-mail por perdido y seremos mucho más productivos con menos esfuerzo.
