Además de un buen producto y de un precio que se adapte a las necesidades de nuestra empresa, cuando vamos a contratar un proveedor determinado hay una buena serie de preguntas que debemos responder. Debemos saber por ejemplo cuáles serán nuestros costes totales, la garantía que se aplica a los productos, el margen comercial o la política de envíos y devoluciones. En un interesante artículo de Entrepreneur, rescatamos las diez preguntas clave que debemos hacernos.
30, 60 o 90 días
La morosidad es uno de los grandes problemas de las pymes en España. Por este motivo nuestro proveedor va a querer asegurarse de que vamos a poder pagarle en un plazo razonable. ¿Qué es un plazo razonable? es la primera cuestión que deberemos abordar.
Lo ideal es que fuésemos capaces de pagar en 30 días, pero visto el panorama actual seguramente se den por satisfechos si negociamos los 60 días. 90 días puede que no sea una buena opción si no somos una gran empresa o el pedido que vamos hacer es realmente importante. No obstante, todo dependerá de nuestra capacidad negociadora y el hecho de que cumplamos desde el primer momento con lo que prometemos.
¿Cuáles serán mis costes totales?
Cuando contactamos con un proveedor no sólo cuenta el coste del bien que tenemos intención de adquirir, sino que hay otro tipo de costes que debemos considerar: gastos de envío, recargos en caso de restock o devoluciones, etc. Antes de firmar nada, debemos identificar todas las cláusulas o condiciones que pueden costarnos dinero.
Seguros y garantías
Nuestros proveedores deberían asegurarnos por escrito que nos ofrecen la suficiente garantía en caso de que los productos que nos envíen no funcionen adecuadamente, tengan defectos en su fabricación o se hayan estropeado durante el transporte.
Para el canal de distribución
Si lo que vamos a hacer es actuar como distribuidores de un producto, querremos asegurarnos de que nuestro proveedor no vende de forma directa al cliente final, convirtiéndose en nuestro principal competidor. En ocasiones la estrategia de canal es utilizada por las marcas para ganar cuota de mercado y mejorar el reconocimiento de marca, pero no supone una ventaja real para el distribuidor, que no puede competir con el fabricante una vez que la marca es conocida.
¿Tengo una venta asegurada?
Lo último que nos conviene es tener un almacén lleno de productos que no vamos a poder vender. Para evitarlo es importante conocer cuál es la política de devoluciones de nuestro proveedor. En ocasiones nos devolverán directamente el dinero invertido y en ocasiones nos lo devolverán en forma de crédito para compras futuras. En cualquier caso convendría desconfiar de aquellos que se «lavan las manos» si las cosas van mal.
¿Qué ocurre si los materiales no llegan a tiempo?
Es casi inevitable que de vez en cuando un envío llegue más tarde de lo habitual. A veces no pasará nada, pero otras veces nos puede perjudicar. ¿Qué ocurre entonces? ¿Qué política tiene nuestro proveedor en caso de retraso? ¿Podemos exigirle un descuento en el siguiente envío? ¿Cuál es nuestra posición negociadora? ¿Es necesario contar con otra empresa por «si acaso»?
¿Cuál será mi margen de beneficio?
Una vez más, si vamos a ser distribuidores de un producto, deberíamos preguntar acerca de cuál va a ser nuestro margen de beneficio sobre un producto determinado. En este sentido, si por ejemplo nuestra empresa tiene un margen medio de beneficios de 30% sobre sus productos pero el nuevo proveedor sólo nos garantiza un margen del 20%, puede que no sea una buena idea contar con ellos.
¿Bajo que circunstancias cambiarán los precios del catálogo?
La lógica del mercado indica que tarde o temprano los precios que nos ofrece nuestro proveedor acabarán por subir. ¿Cuáles serán los criterios que modificarán los precios del catálogo? ¿Se trata únicamente de la inflación o existe un «índice sectorial» que determine la evolución del precio? Si los precios van a subir, ¿Con cuánta antelación lo vamos a saber? Por otro lado si los dostes que soporta nuestro proveedor bajan, ¿Se aplicará en el precio final?
Compras por volumen
Resulta habitual que un proveedor ofrezca a sus clientes descuentos y ofertas especiales en función del volumen de compra. ¿Qué opciones son las más interesantes para nosotros en este sentido? A veces la elección de uno u otro proveedor puede depender precisamente de estos programas si los precios del catálogo son parecidos.
¿Cuándo me convierto en el dueño del producto?
En este punto tenemos dos opciones básicas. La primera es la que nos convierte en dueños de un producto en cuanto lo recibimos. La segunda, mucho más interesante para nosotros, nos da unos días de margen en los que podemos inspeccionar que hemos recibido el material en buenas condiciones, que no hay ningún problema técnico/logístico.
