Hace más de diez años que se viene hablando de la oficina sin papel. Y sin embargo, pese a los esfuerzos que se hacen desde las distintas administraciones o el empeño que ponen las mismas empresas, lo cierto es que cada vez se imprime más y se multiplica el volumen de información que finalmente acaba por imprimirse.
Intentar limitar lo que imprimimos o al menos imprimir de forma más inteligente es la base de muchos sistemas de gestión documental y es a lo que aspira HP con su nueva solución HP Flow CM Professional, una herramienta para que literalmente «los archivadores sean cosa del pasado».
Para ello apuestan por dos de los conceptos que más están «de moda» en el mundo de la tecnología: cloud y movilidad. ¿Pero en qué consiste exactamente Flow? Flow es una solución integrada por hardware, más software y servicios. Desde la parte del hardware, vamos a ver nuevos dispositivos multifuncionales (Color flow MFP M575c y flow MFP M525c) capaces de utilizar su escáner no solamente para enviar documentos por e-mail o para almacenarlo en dispositivo externo, sino para guardarlos en la nube.
Desde el punto de vista del software, entra en juego Flow CM Professional, una solución que recuerda mucho a otras como Google Docs, Dropbox o similares, en la que se almacenan los documentos que hemos escaneado (a los que previamente también se les ha pasado una solución OCR). Desde aquí, podemos compartir los documentos con otros miembros de nuestra organización, catalogarlos, añadir tags, etc. y por supuesto, imprimirlos.
Para imprimirlos podremos bien utilizar nuestro propio equipo (PC, Portátil, etc.) o bien utilizar cualquier impresora de HP que tenga soporte para Flow, de modo que al introducir nuestro nombre de usuario y contraseña en la pantalla táctil del multifuncional, accederemos también a los documentos que podemos imprimir (bien porque somos sus dueños, bien porque los han compartido con nosotros).
Finalmente, desde el punto de vista de la movilidad, Flow también dispondrá de sus propias apps para las principales plataformas que por supouesto nos servirán tanto para imprimir, como para capturar información. Para imprimir, una vez más nos conectaremos a la «nube» y sincronizaremos nuestro smartphone con la impresora a la que queremos enviar el documento. Para capturar información en cambio, Flow, además de gestionar los documentos que tengamos en nuestro dispositivo, nos permite transformar nuestro smartphone en un pequeño escáner (con capacidad OCR) con el que poder digitalizar cualquier documento.
Flow estará disponible en EMEA en la primavera de 2013.
