Google Apps, Microsoft Office 365 o incluso Zoho se están disputando la supremacía en la nube como mejor solución ofimática para las empresas.
Sin embargo desde un tiempo a esta parte, una empresa como Box.com está dejando de ser «simplemente» un espacio en el que almacenar nuestros archivos, para progresivamente convertirse en un actor más que interesante dentro del mundo de la productividad. En este especial vamos a repasar algunas de sus principales características y a analizar cómo puede ayudar a nuestra pyme.
Mucho espacio libre para casi todo
Lo primero que llama la atención cuando abrimos una cuenta en Box.com es que frente a los 2 GB que nos regala DropBox o los 5 GB que nos ofrece gratuitamente Google Drive, obtenemos la bonita suma de 50 GB. Una cifra que sin dudas cubrirá casi todas nuestras necesidades empresariales, pero que por supuesto podemos ampliar acudiendo a alguno de sus planes de pago, pudiendo conseguir 1 TB por 13 euros al mes/usuario o si lo necesitamos, espacio ilimitado.
Es decir estamos ante una oferta prácticamente imbatible, si no fuera por un para muchos importante «pero». Box.com está pensado para ser utilizado en el seno de las empresas y como tal imaginan que los archivos que subamos a su nube no deberían de ser muy «pesados». Por este motivo, en su versión gratuita únicamente podremos subir archivos de hasta 100 MB, un límite que llegará hasta los 2 GB en el caso de que optemos por alguno de sus planes de precios.
En el otro lado de la balanza, Box.com ofrece la posibilidad de compartir archivos a través de enlaces protegidos por contraseña, y en los planes de pago, opciones de cifrado (tanto en almacenamiento como en tránsito), destinados a despejar las dudas de aquellos que piensan que la «nube no es segura» o que «nunca se sabe lo que puede pasar con tus datos».
Ideal para colaborar
Además de almacenar los archivos de nuestra empresa, Box.com está pensado para convertirse en una suite de colaboración on-line y de productividad. Como veremos a continuación, aunque las opciones de colaboración son más que interesantes (e incluso superiores a las que ofrece la competencia) en el área de edición su aproximación es algo diferente, apoyándose en este área en aplicaciones de terceros.
La aplicación está pensada para integrarse de forma natural en un grupo de trabajo. Cada carpeta que creamos, cada archivo que subimos, puede ser compartida con nuestros colaboradores, asignando distintos permisos (lectura, escritura, etc.)
Además, como puede ser el caso de soluciones como Basecamp o SharePoint, podemos incluir notas y comentarios personales sobre los archivos que subimos, organizarlos como tareas para otros colaboradores e «incrustar» fechas límite sobre los elementos que requieren de una acción por parte de otra persona.
El resultado final es que cuando un miembro de nuestro equipo accede a su perfil, se le muestra un panel de contenido (muy a la Facebook) que muestra su actividad en los últimos días, los archivos que han sido compartidos con él y los mensajes y tareas que tiene pendientes.
Pero no tanto para editar un archivo
Aunque desde Box.com podemos crear y editar archivos de Microsoft Word/Excel/PowerPoint el enfoque que ofrece no es puramente cloud. Para poder crear y editar los archivos que subamos a la nube, tenemos en primer lugar que descargarnos e instalar una pequeña aplicación que va a servir de «conector» entre las aplicaciones que tengamos instaladas en nuestro equipo y los archivos almacenados en el servicio on-line.
En este sentido, si queremos crear o editar un archivo de texto, no lo haremos on-line, sino con un programa como Microsoft Word. Con Paint o Photoshop modificaremos las imágenes e incluso si queremos crear un documento completamente on-line, deberemos antes conectar Box.com con un servicio como Google Docs.
Este enfoque comparte muchas de las características que encontramos en Microsoft Office 365, en el sentido de que aunque Microsoft sí que dispone de una suite de edición on-line (Office Webapps), en realidad lo que prefiere es que los usuarios editen sus documentos en el escritorio para después compartirlo en la nube.
Esto no es necesariamente negativo (de hecho hay muchos que lo prefieren) pero puede ser ligeramente problemático para aquellos que realmente quieran aprovechar al máximo las virtudes de la nube y no quieran contar con aplicaciones adicionales.
Un ecosistema de aplicaciones que crece
Una de las grandes ventajas de Box.com es su integración con otras aplicaciones on-line. De esta forma, podemos compartir fácilmente los archivos que nos interesan en una red social como LinkedIn, integrar sus contenidos en un CRM como Salesforce, o instalar una extensión en Outlook que nos permita guardar los archivos adjuntos que recibimos, en este servicio on-line .
Por supuesto, también dispone de apps propias para las principales plataformas móviles (iOS, Android, Windows Phone, BlackBerry OS), aplicaciones de escritorio que facilitan la sincronización de los archivos (Windows, Mac), además de facilitar una API que permite a aplicaciones de terceros incrementar las funcionalidades del servicio.
Se trata en definitiva de un más que digno rival para los servicios más populares, y que sin tener el glamour de nombres como Apple, Google o Microsoft, ha conseguido encontrar en un mercado casi exclusivamente empresarial y profesional su nicho de mercado.
