Con el fin de ayudar a las empresas en el camino hacia la progresiva eliminación del papel en sus procesos de negocio, la compañía Esker ha desarrollado una propuesta basada en ocho ideas a tener en cuenta para este cometido. Estas ideas están recogidas en el programa GreenDoc, que reconoce a las empresas que se benefician de su tecnología para mejorar su eficiencia y para disminuir el impacto de su actividad sobre el Medio Ambiente.
Las nueve empresas adheridas en España a este programa evitaron durante 2011 la producción de 3.850 documentos diarios en papel, a través de la utilización de las diferentes soluciones de gestión de documentos de la compañía.
Esker, por tanto, sugiere estas ocho ideas:
1. Los clips son un arma de destrucción masiva de la productividad. Una empresa que utilice muchos clips denota falta de salud y productividad por el tiempo perdido que supone y por la cantidad de papel gastado en tareas obsoletas. Recurrir a ellos para agrupar montones de documentos no contribuye a la eficacia ni a los resultados.
2. Librémonos del correo manual. Empresas que todavía pegan los sellos manualmente, o que utilizan una máquina franqueadora, malgastan salud, horas y mucho papel, aparte de las impresoras dedicadas a estas tareas. Automatizando y externalizando su correo, una empresa puede enviar de una a 100.000 cartas diarias, y quitarse de encima ese engorro.
3. Las suelas de los zapatos se desgastan igual que la productividad. Lo que conseguiríamos paliar mediante la gestión automática de los documentos desde el puesto de trabajo. La cantidad de paseos por los pasillos y departamentos de la empresa es inversamente proporcional a la productividad de la misma. De la fotocopiadora a la mesa, de la mesa al fax, al final supone recorrer cientos de metros al día y mucho tiempo perdido. Es la consecuencia de la gestión manual de pedidos, albaranes y otros documentos fundamentales para el negocio.
4. Limitemos el uso de impresoras, fax y fotocopiadoras. Basta con mirarse las manos sucias para darnos cuenta de que no estamos trabajando con eficacia. Si seguimos cambiando el tóner de las impresoras, equipos de fax y fotocopiadoras, estamos acumulando muchas horas improductivas a lo largo de toda la semana, algo que las empresas podrían ahorrar automatizando sus procesos.
5. Las colas en el fax pertenecen al pasado. Si uno o varios empleados de la empresa están continuamente haciendo cola en el fax para enviar los documentos –pedidos, albaranes, etc…- y esperar a ver si se han recibido correctamente, están perdiendo tiempo en lugar de dedicarlo a tareas más estratégicas, por ejemplo para tener a sus clientes más satisfechos. La solución pasa por automatizar los envíos de documentos de negocio.
6. El alpinismo no es un deporte de oficina. Si los empleados pasan demasiadas horas escalando por las estanterías en busca de las carpetas y lo dossiers de los clientes, si el uso de la perforadora y las bandejas clasificadoras no tiene secreto para ellos, es otra señal indicadora del deterioro de la salud productiva de la empresa. La gestión electrónica de documentos ahorraría todos esos esfuerzos.
7. Mesas limpias. Si vemos muchas bandejas de documentos en las mesas de los empleados y colaboradores, además de que les falta sitio para trabajar cómoda y eficientemente, es señal de que la empresa emplea mucho tiempo en manipular y distribuir papel, lo que va en detrimento de su eficacia y competitividad.
8. Menos carreras por la oficina. Si los empleados se pasan la jornada de trabajo corriendo, yendo a distribuir el correo, a enviar los pedidos de venta por fax por un lado, archivar las facturas por otro, franquear y ensobrar el correo… algo no está bien organizado, de manera que necesita automatizar y desmaterializar procesos.
