Gracias a Anfix, primera empresa en lanzar un Escritorio Profesional en la Nube para gestión empresarial, conocemos los cinco principales errores que cometen las pymes y los autónomos a la hora de la facturación electrónica. Según destaca Jorge Pascual, director general de Anfix, “ya sea por desconocimiento o por falta de infraestructura, empresas de todo tipo cometen errores a la hora de resolver sus necesidades de facturación mediante el modo tradicional o en el momento de la emisión, almacenaje y recuperación de facturas electrónicas”.
Actualmente, según el Observatorio Nacional de las Telecomunicaciones y Sociedad de la Información (ONTSI), menos de la mitad de las pequeñas empresas españolas facturan de forma electrónica. Muchas de ellas ni siquiera disponen de firma electrónica o tienen problemas relacionados con la infraestructura informática de la empresa.
“Aunque hoy día es un sistema probado, seguro y mucho más sencillo que la facturación en papel, los pequeños empresarios y los autónomos aún muestran desconfianza y dudas sobre la facturación electrónica”, explica Jorge Pascual, director general de Anfix. “Con estos consejos esperamos contribuir a erradicar el miedo y la desconfianza, y animarles a comprobar los enormes beneficios que les pueden aportar la elección de nuevas soluciones que ya están a su disposición para facturar electrónicamente con seguridad”.
- Considerar a la factura electrónica carente de validez legal. Algo en lo que caen todavía algunas empresas, ya que desconocen que la factura electrónica es un equivalente funcional de la factura en papel. La factura electrónica consiste en la transmisión de las facturas o documentos análogos entre emisor y receptor por medios electrónicos (ficheros informáticos) y telemáticos (de un ordenador a otro), firmados digitalmente con certificados reconocidos. Para que ésta sea legal ha de contener los campos obligatorios exigibles a toda factura, estar firmado mediante una firma electrónica avanzada basada en certificado reconocido y ser transmitida de un ordenador a otro recogiendo el consentimiento de ambas partes.
- Considerar que un PDF es una factura electrónica. Esto implica que las facturas emitidas simplemente con formato PDF están mal formadas y no cumplen con los requisitos legales, pues para ello deben tener además una firma electrónica y cumplir con los requisitos comentados de autenticación (la firma digital identifica al firmante, es equivalente a la firma física de un documento), integridad (es posible verificar que los documentos firmados no hayan sido alterados por terceras parte) y no repudio en origen (el emisor no puede negar haber enviado el mensaje).
- Cometer errores de forma en el cumplimiento de la ley de facturación electrónica. Si bien es cierto que al inicio del uso de la facturación electrónica existía cierta confusión acerca de los formatos aceptados por la ley, la realidad apunta que son válidos aquellos que se acompañen de una firma digital reconocida que certifique la autoría de la factura, algo que Anfix ha resuelto definitivamente al implementar en su escritorio todas las posibilidades que la ley contempla, evitándole así a las pymes la posibilidad de cometer errores de forma a la hora de generar facturas electrónicas.
- Mantener la creencia de que por ser autónomo o pyme es innecesaria y poco funcional la facturación electrónica. No sólo es extraordinariamente funcional, sino que en términos de seguridad, al ser un documento digital, permite hacer copias de seguridad de acuerdo con la normativa legal vigente de forma sencilla y rápida. Además, las nuevas soluciones Cloud, como el Escritorio Profesional en la nube de Anfix, permiten custodiar la factura electrónica, así como gestionar su recuperación y consulta cuando se necesite, y desde donde se necesite con inmediatez y sin que la pyme precise contar con un departamento TI que atienda y resuelva todas las necesidades tecnológicas derivadas de la facturación electrónica.
- Pensar que los procedimientos caseros resultan más económicos que las soluciones profesionales adecuadas. Esta percepción se explica no tanto por la costumbre sino porque la puesta en marcha de la infraestructura requerida para generar facturas electrónicas hasta la llegada de soluciones como el Escritorio Profesional de Anfix, era caro para algunas empresas, ya que precisaban de un personal TI que no todas tienen y se encontraban con una ley compleja que no siempre ha resultado fácil de interpretar. Con la llegada de soluciones de facturación electrónica en la nube, todas las incógnitas de esta derivada tecnológica quedan resueltas de forma sencilla, completa y conforme a la normativa vigente.
Anfix con su Escritorio Profesional en la Nube ofrece una innovadora solución accesible para cualquier tipo de empresa, ya sea pyme, trabajador autónomo o gran empresa, que permite y facilita la gestión de todas las necesidades de facturación. La nube, como ventaja adicional a las soluciones que aporta el Escritorio Profesional, evita tener que pensar en sincronizar datos entre distintas oficinas, equipos de sobremesa, portátiles y móviles, y además cualquiera podrá acceder de forma sencilla a un escritorio permanentemente actualizado a través de un nombre de usuario y una contraseña.
