Aprender a ser más eficientes y «perder menos tiempo» a la hora de gestionar nuestro e-mail es una de las bases de la productividad. De hecho en MuyPymes os hemos comentado en alguna ocasión algunos trucos para mejorar la gestión de nuestro correo electrónico, consejos para optimizar el uso de Gmail, o herramientas que mejoran el funcionamiento de Outlook.
La mayoría de esta gestión de correo electrónico solemos realizarla desde la comodidad de nuestra oficina, o en nuestro hogar. Pero ¿Qué ocurre cuando estamos de viaje? No solemos tener tanto tiempo disponible para consultar nuestro correo y el resultado suele ser que cuando volvemos a la oficina, centenares de mensajes sin procesar se acumulan en nuestra bandeja de entrada. En Unclutterer se han planteado este mismo poblema (que afecta especialmente a los usuarios profesionales) y como solución, nos proponen los siguientes consejos.
Unido a tu smartphone
Si controlar los mensajes que aterrizan en tu bandeja de entrada es una prioridad, deberás optar por un smartphone orientado a la gestión del correo electrónico. Un clásico es BlackBerry, pero Nokia también ofrece buenos dispositivos con teclado físico e incluso podemos encontrar algún terminal Android pensado para los usuarios intensivos de e-mail.
Filtros y más filtros
Disponer de un buen sistema de filtros y reglas de e-mail resulta indispensable para lidiar con el grueso de los mensajes que recibimos. ¿Qué elementos podemos filtrar? Normalmente resulta interesante filtrar todos aquellos mensajes que no requieren una acción urgente por nuestra parte. Por ejemplo, newsletters, boletines electrónicos, publicidad, etc.
También podemos filtrar aquellos en los cuales nosotros no somos los destinatarios principales (estamos en copia) o lo que provengan de determinadas personas.
Encontrar espacios de tiempo
Más que dedicar un tiempo específico a gestionar nuestro e-mail, cuando estamos de viaje lo normal es que tengamos que robar minutos aquí y allá para poder controlarlo. Mientras esperamos un avión, cuando hacemos cola, entre sesión y sesión de un seminario, etc. pueden ser momentos propicios para revisarlo…Se trata en definitiva de llenar esos tiempos muertos.
Únicamente mail relacionado con tu trabajo
Cuando estamos de viaje, si algún conocido necesita comunicarse con nosotros para transmitirnos una información importante, o incluso urgente, lo normal es que nos llame por teléfono. Si no lo hace es que es asunto en cuestión puede esperar a que volvamos a casa y esta vez sí, tengamos más tiempo de revisar mejor nuestro e-mail.
Responder en menos de un minuto
En la medida que nos sea posible, deberíamos delegar la mayoría de los e-mails que recibimos. En realidad únicamente deberíamos responder aquellos e-mails a los que podemos ofrecer una contestación corta, que nos lleve menos de un minuto de redacción. Si no podemos delegar, puede ser interesante tener algunas respuestas pre-configuradas como «Estoy de viaje. Contestaré tu e-mail lo antes posible».
Enviado desde mi iPhone
Cuando recibimos un mail cuya última línea es «Enviado desde mi iPhone» no lo hacemos para presumir de nuestro teléfono (algunos tal vez sí) sino para excusarnos de la brevedad y los posibles errores ortotipográficos que puede contener nuestro mensaje. Si queremos, podemos personalizar esta línea final por un mensaje más personalizado que aclare nuestras circunstancias.
Gestionar el e-mail por la noche
Después de todos los compromisos del día, de acudir a reuniones, etc. quizás el único momento de verdadera tranquilidad que tienen los viajeros de empresa es cuando vuelven a su hotel. Ya han cenado y pueden dedicar media hora para gestionar su correo electrónico. Aprovechar estos momentos puede suponernos un gran ahorro de tiempo frente a dejarlo «para mañana».
