Cuando hablamos de soluciones profesionales de correo electrónico para la empresa, el nombre de Microsoft Exchange siempre se pone sobre la mesa. Exchange ha demostrado desde su presentación oficial en 1997, que Microsoft no se había equivocado a la hora de proporcionar a las empresas una solución avanzada que va mucho más allá de la simple recepción y envío de correo electrónico.
Y sin embargo, todavía son muchas las pequeñas empresas que confían de forma exclusiva en servidores POP3 o más aún, se limitan a gestionar el correo electrónico de su empresa con una solución Webmail como Hotmail, Yahoo, etc. El desconocimiento sobre las ventajas que ofrece un servidor Exchange y en ocasiones la limitada estructura IT de las empresas explican en parte esta situación.
Ventajas de Exchange frente a un servidor de correo «tradicional»
Una de las primeras reflexiones que tiene que hacer el dueño de una pyme, es que cuando opta por gestionar sus correo electrónico con un servidor POP3/IMAP, en realidad lo que está haciendo es optar por un producto que ha sido diseñado para el usuario doméstico y que por lo tanto, no recoge muchas de las características que son interesantes en el mundo corporativo.
¿De qué características estamos hablando? En primer lugar Exchange nos permite trabajar con varios buzones de forma simultánea, todos bajo el mismo nombre de dominio, a lo que hay que añadir una segunda característica básica: poder contar con un directorio común y unificado al que tienen acceso todos los usuarios de la empresa.
En el terreno de la seguridad, un servidor Exchange nos ayuda a realizar copias de seguridad de todo el correo recibido, pudiendo recuperar mensajes con posterioridad, ofreciéndonos por otro herramientas que nos ayudan a implantar políticas de seguridad comunes (antispam, antivirus).
Por otro lado, junto a la recepción de nuestro correo electrónico a través de programas como Microsoft Outlook o similares, Exchange nos ofrece un interfaz web para que podamos consultar nuestros mails de forma segura (acceso VPN si así lo deseamos) desde cualquier equipo, y por otro lado ofrece soluciones para los principales dispositivos móviles (iPhone, BlackBerry, etc.)
Y por supuesto, no podíamos concluir este apartado sin hablar de las posibilidades que nos ofrece en el ámbito de la colaboración. El poder compartir agendas o el disponer de un espacio propio para compartir documentos (Sharepoint) constituye otra de las ventajas visibles que saltan a la palestra cuando se habla de este desarrollo.
Más allá del Data Center de nuestra empresa
Durante muchos años, las empresas que querían contar con la potencia de un servidor Exchange no «tenían más remedio» que albergarlo en sus propios Data Centers.
Para utilizarlo, la empresa necesitaba montar Windows Server en una de sus máquinas y disponer del personal adecuado para gestionar y mantener la infraestructura. Como comentábamos al principio del artículo, esta es otra de las razones por la que muchas pymes (especialmente las más pequeñas) hayan visto a Exchange con cierta desconfianza, propia del que se pregunta ¿Realmente merece la pena? ¿Es una inversión necesaria teniendo en cuenta el tamaño de mi empresa?
Afortunadamente, desde hace unos años, podemos acceder a servidores Exchange en la nube. Las empresas minimizan los costes de despliegue de la infraestructura y obtienen además un servicio de mantenimiento que les asegura un up time 24/7.
La forma más sencilla de acceder a una solución Exchange en la nube o Exchange Online, pasa para la mayoría de las empresas por contactar con un proveedor de hosting, que suelen considerar a Exchange como una de sus soluciones estrella.
Así por una cuota mensual (empresas como Strato lo están ofreciendo desde 4,99 euros) que varía en función del número de usuarios o el espacio de disco que queramos contratar, cualquier pyme puede disfrutar de las ventajas de Exchange, sin romperse la cabeza en el proceso.
