Visitar a clientes para fidelizarlos, investigar posibles nichos de mercado para ampliar líneas de negocio, conocer qué se cuece en nuestro sector de actividad in situ o buscar profesionales con talento que nos ayuden a reflotar la empresa. Estos son algunos de los motivos que llevan a empresarios y directivos a viajar con frecuencia tanto por España como por el extranjero, trayectos y estancia que están ayudando al mercado de viajes a mantenerse en esta prolongada crisis (según el estudio Business Travel, de Gebta España, ha generado alrededor de 20.000 millones de euros en los últimos ejercicios).
Sin embargo, la situación económica ha generado que las compañías, en su decidido tijeretazo a los presupuestos anuales, recorten la partida destinada a los viajes de negocio. ¿Cómo? Planificando este tipo de traslados en casos estrictamente necesarios y sustituyendo el avión y el hotel por el teléfono, el chat, el e-mail o la videoconferencia, entre otros medios.
Esta drástica medida puede matizarse si desde la administración de las empresas se apuesta por una mayor planificación de estas estancias fuera de la oficina por motivos de trabajo. Siguiendo los consejos que reseñamos a continuación, podrán seguir permitiéndose ir en misión de negocios a otras ciudades de España o en el extranjero o bien visitar a aquellos clientes insatisfechos a los que hay que volver a conquistar.
- Solo los viajes estrictamente necesarios. Comencemos por determinar qué trayectos son realmente imprescindibles para que nuestro negocio prospere. Habrá reuniones para las que no sea necesario un traslado, sino que se podrán realizar por teléfono o videoconferencia. Las nuevas tecnologías están ayudando mucho en este campo.
- Anticípate a las necesidades en aquellos casos en los que sea posible. Es decir, hay que visitar con cierta frecuencia a nuestros clientes para tenerlos contentos, escuchar sus necesidades y dar respuesta a sus demandas. Para estos casos, podemos reservar con antelación billetes de avión y de tren (AVE incluido, con las ofertas que tiene Renfe), consiguiendo así descuentos de hasta el 60%.
- Reservas a través de Internet. Este punto es aplicable especialmente al hospedaje, ya que son muchas las cadenas de hoteles que ofrecen descuentos si se utiliza su página web para hacer la reserva. También nos podemos aprovechar de las tarjetas de fidelización de estas compañías, que premian a sus mejores usuarios con ofertas e incluso alguna que otra noche gratis.
- El ‘low cost’ más allá de las aerolíneas. Si bien el bajo coste siempre se asocia con las compañías aéreas, la hotelería también se ha sumado a esta moda. ¿Cómo? Poniendo en marcha establecimientos que, por un precio más bajo, arrendan habitaciones. Lo único es que en estos complejos puede que no encontremos servicios de cortesía, como puede ser el mini bar o los útiles para el baño (pasta de dientes, gel de ducha, jabón, etc.). Un buen ejemplo es Accor Hotels, que tiene como “marcas blancas” de hotelería a Ibis o Novotel, por citar algunas de sus enseñas económicas.
- La clase business cede paso a la turista. La diferencia entre un boleto de avión o tren en clase business o preferente respecto a uno en el área de turistas puede doblar en precio la tarifa. Por ello, aquí es donde primero se podría recortar. Los viajeros van a ir igualmente cómodos y sin necesidad de que el trayecto suponga despilfarrar el dinero. Para aquellos viajes de larga distancia sí es recomendable, en la medida de las posibilidades, comparar precios. Si adquirimos el billete con suficiente antelación, puede que la diferencia no sea excesiva y nos lo podamos permitir.
- Con los pies en la tierra… y las manos al volante. Para trayectos de corta o media distancia que surjan de improviso –bien porque tenemos un nuevo cliente o porque nos ha llegado información de un potencial comprador al que queremos captar antes que la competencia– va a resultar más económica y efectivo alquilar un vehículo o utilizar el coche propio. En estos casos, el combustible puede que no llegue a suponer ni la mitad de un billete de avión que hemos tenido que comprar a última hora.
- Dietas. Este apartado es muy importante. Las grande compañías que han analizado sus cuentas relativas a viajes de negocio han visto cómo los gastos se incrementaban en exceso en esta sección, debido a que no se ponía un límite a los gastos destinados a comidas. Por ello, es aconsejable estipular una cantidad para la alimentación diaria del trabajador. Eso sí. No sería correcto que tal cifra fuera inamovible, porque no es lo mismo el nivel de vida –y lo que cuesta comer- en ciudades como Palencia, León o Granada, por citar ejemplos, que la factura que puede generar un suculento almuerzo en capitales como Madrid, Barcelona, Bilbao o otras grandes urbes de Europa como Londres o París. Se debe adecuar la dieta a este tipo de variables.
