¿Cuántos e-mails se acumulan en estos momentos en la bandeja de entrada de tu gestor de correo electrónico? ¿Cuántos de ellos están sin abrir? y es más.. ¿Cuántos de ellos son realmente útiles?
Aunque no está científicamente demostrado, aproximadamente entre el 80 y el 90 por ciento de los e-mails que recibimos a diario no son realmente importantes, y muchos son simplemente son ruido con el que debemos lidiar. En MuyPymes te mostramos cómo el empleo de filtros te ayuda a ser más productivo.
Disponer de un buen sistema de filtrado de correo electrónico equivale en muchos casos a tener a nuestra disposición un completo asistente virtual que se encarga de una de las partes más tediosas y rutinarias de nuestro trabajo frente al ordenador: clasificar los e-mails que recibimos en nuestra bandeja de entrada.
Aunque existen infinidad de formas de clasificar los e-mails que recibimos, de lo que se trata en el 90% de las ocasiones es de responder a los siguientes parámetros:
- ¿Quién es el remitente?
- ¿Quién es el destinatario?
- ¿Qué palabras se encuentran en el asunto?
- ¿Qué palabras clave se detectan en el cuerpo del mensaje?
En función de lo anterior podemos asignar las siguientes acciones clásicas:
- Borrar el correo.
- Marcarlo como leído.
- Clasificarlo o etiquetarlo.
- Enviar una respuesta automática.
Teniendo en cuenta estas pequeñas bases teóricas, cabe preguntarse qué tipo de e-mails son susceptibles de ser filtrados, y cómo debemos realizar dicho filtro. En un reciente artículo de Lifehack nos proponen los siguientes:
Newsletters
Las newsletters o boletines electrónicos son pequeñas publicaciones que muchas webs utilizan para promocionar sus productos o para informanos de sus últimas novedades.
A menos que no necesitemos trabajar sobre una newsletter, podemos afirmar casi con total seguridad que la mayoría de las mismas no nos exigen una lectura inmediat, por lo que crear un filtro para las mismas puede ser una buena idea, evitando así que se acumulen en nuestro correo.
La forma más sencilla de filtrar todas las newsletters que recibimos es crear una dirección de correo electrónico ad hoc para las mismas utilizando el símbolo +. Por ejemplo, si nuestro correo es pedro@gmail.com, podríamos gestionar todas las newsletters que recibimos en la dirección pedro+newsletters@gmail.com.
Con esto conseguimos no sólo almacenar en una única dirección todas las newsletters que recibimos, sino que todos los correos que lleguen a pedro+newsletters@gmail.com también los recibiremos en pedro@gmail.com.
Otra forma de hacer es realizar filtros individuales por cada newsletter que recibimos aunque éste puede ser un proceso más tedioso, especialmente si estamos suscritos a varios envíos.
Forwards y mails en cadena
Todos conocemos a una o más personas que automáticamente reenvían todos los mensajes que aterrizan en su bandeja de entrada. Todos sabemos que la inmensa mayoría de los e-mails que reenvían suelen ser presentaciones en PowerPoint cuyo gusto deja bastante que desear, colecciones de chistes supuestamente graciosos o alertas sobre un más que probable cataclismo nuclear.
Si somos víctimas de este tipo de envíos, lo ideal es crear un filtro que actúe basado en dos reglas. En la primera identificaremos las personas que nos envían este tipo de correos electrónicos, y por lo tanto la primera parte de la regla incluirá sus direcciones de correo electrónico.
En la segunda parte indicaremos que queremos que se filtren los correo cuyo asunto incluya el término «Fwd» que indica que un e-mail ha sido reenviado. En tercer lugar decidiremos qué queremos hacer con ese e-mail… ¿borrarlo? ¿archivarlo?
Comentarios en tu blog
Si disponemos de un blog, al principio puede parecernos bastante divertido recibir todos los comentarios de nuestros artículos en nuestra bandeja de entrada, pero si por suerte nuestro blog crece y se vuelve popular, gestionar todos esos comentarios puede convertirse en una pesadilla.
Las principales plataformas de blogging nos suelen enviar dichas notificaciones desde una dirección de correo concreta, por lo que realmente es muy sencillo filtrar todas estas notificaciones para poder revisarlas más adelante si tenemos tiempo y nos sentimos con ánimos para ello.
Facebook, Twitter y otras redes sociales
La explosión de las redes sociales va unida inevitablemente a un aumento exponencial de las notificaciones que recibimos en nuestro correo electrónico.
Algunas, como Facebook, pueden ser realmente invasivas por lo que dependiendo del nuestro número de contactos podemos llegar a recibir decenas de ellas a lo largo del día.
Como en el caso anterior, filtrarlas es tan sencillo como asignar una regla basada en el remitentes de cada uno de esos e-mails que recibimos.
Promociones y ofertas especiales
Como en el caso de las newsletters, una de las consecuencias directas del auge del correo electrónico es que de forma insconsciente (o consciente) cada vez nos apuntamos a más tiendas on-line de las que deseamos recibir sus promociones especiales o las novedades de cada temporada.
Si somos compradores habituales, el «ruido» que recibimos puede llegar a ser realmente ensordecedor, por lo que aplicar de nuevo un filtro a este tipo de envíos suele ser una práctica más que recomendable.
