En pleno siglo XXi cuando conceptos como correo electrónico o documento digital están a la orden del día, la inmensa mayoría de las pymes españolas siguen atadas al papel lo cual no sólo supone un coste medio ambiental sino también económico y logístico muy importante.
Sin embargo hace años que es posible gestionar toda una oficina sin necesidad de imprimir una sóla hoja de papel. Hoy en MuyPymes os mostramos todo lo que necesitáis para convertir vuestra oficina o vuestro hogar en un espacio «paperless».
Aunque la idea de vivir sin papel es muy bonita, es complicada de llevar a la práctica si antes no realizamos una planificación concienzuda de lo que necesitamos. Es verdad que al principio nos costará poner en marcha un espacio completamente exento de papel, pero cuando asumamos algunos hábitos y rutinas básicas pronto descubiremos sus beneficios, que pasan por un ahorro de dinero, espacio y tiempo de búsqueda, además de un mayor respeto por el medio ambiente. Para conseguir lo que los americanos definen como «going paperless» necesitamos los siguientes elementos:
Escáner
Uno de los elementos principales de toda oficina que quiera renunciar al papel es contar con un buen escáner. Sin embargo, antes de lanzarnos a la compra de un modelo en particular deberemos considerar la forma en la que vamos a organizar los documentos «escaneados» en nuestro ordenador, si el software de gestión documental que tenemos en mente es compatible con la máquina que habíamos pensado comprar o cuál es el aparato más indicado para el tipo de documentos que queremos digitalizar. En este último punto tenemos tener en cuenta las siguientes variables:
Alimentación manual o automática
Lo escáneres más sencillos, normalmente destinados al mercado de consumo son los conocidos como escáneres planos. Aunque la resolución de imagen que obtienen en muchos casos es muy superior al de los escáneres destinados a las oficinas, el principal escollo que presentan es que si debemos escanear muchos documentos, o un documento que contenga varias páginas, esta labor puede volverse bastante tediosa, ya que deberemos estar pendientes constantemente del trabajo de escaneo.
Por otro lado, en el mercado podemos encontrar escáneres de alimentación automática (con una bandeja que nos permite introducir decenas de páginas) y que puede ser una buena opción si lo que demandamos es un trabajo rápido y eficaz.
Doble cara
Otro requisito que debemos exigir a nuestro escáner es que permita leer documentos a «doble cara». De no ser así, no tendremos más remedio que dar la vuelta a cada una de las hojas que introducimos y aquí volvemos al punto anterior: puede llegar a ser un proceso insufrible.
Velocidad
Una vez más, la velocidad de escaneo de las páginas puede ser un factor crítico para que no nos acabemos arrepintiendo de nuestra decisión. Hoy en día los escáneres más eficaces escanean a una velocidad de una página por segundo, y prometen una media de 3.000 documentos escaneados al día.
Destructor de documentos
Una vez que hemos escaneado un documento necesitamos contar con una forma rápida y sencilla para proceder a su destrucción. Para una oficina necesitaremos un aparato capaz de lidiar con un buen volumen de papel a lo largo del día y que realice una destrucción segura de los documentos en cuestión. En este sentido, algunas características que podemos pedir a una buena destructura de documentos son los siguientes.
1. Capacidad de reducir el papel al tamaño de un confeti: las antiguas destructoras de papel se limitaban a separar los documentos en finas tiras que en caso de acabar en malas manos podían ser fácilmente reconstruidas. Las modernas en cambio son capaces de separar el papel en partes que no superar los cinco milímietos cuadrados.
2. Capacidad para destruir sobres enteros: con frecuencia recibiremos sobres que no necesitaremos abrir para enteder que no nos interesa su contenido. En este sentido, podemos optar por destructoras que son capaces de destruir sobres enteros sin que tengamos la necesidad de abrirlos.
3. Capacidad para destruir CDs y tarjetas de crédito.
Gestión de la seguridad
Invertir en una oficina sin papel implica entre otras cosas que todos nuestros documentos e información relevante se van a encontrar en un lugar centralizado, bien en un disco duro, bien en un servidor.
Esto significa que si por alguna razón nos roban el ordenador, sufrimos una grave indicencia en la oficina o un virus se cuela en nuestro sistema, la cantidad (y calidad) de datos que podemos perder o que pueden caer en manos inapropiadas puede ser realmente importante.
En este sentido antes siquiera de comenzar a escanear documentos deberemos implantar una buena política de copias de seguridad, que pasan no sólo por realizar copias periódicas de los documentos que escaneamos en una segunda localización (bien en otro disco duro, bien en la nube) sino protegerlos con un buen sistema de seguridad, como puede ser la encriptación de determinados archivos o ficheros.
Sistema de gestión documental
Una de las cosas más importantes que debe tener una oficina sin papel es un buen sistema de gestión y localización de documentos digitales. Para ello, cada vez que escaneamos un documentos debemos asegurarnos que existe un método previo por el cual dicho archivo puede ser fácilmente localizado.
Tanto Windows como Mac OS X disponen de funciones avanzadas de búsqueda, que incluyen entre otras cosas la localización de archivos en función de sus tags o de su descripción (deberemos implantar una buena política de etiquetado de archivos). Otra buena alternativa es contar con el buscador de documentos desarrollado por Google (Google Desktop Manager) que convierte nuestro PC en un pequeño buscador que indexa los nuevos archivos a intervalos de tiempo regulares.
No obstante existen gestores documentales mucho más avanzados. Algunos de comercializan junto a los propios escáneres, e incluyen entre otras cosas la capacidad de reconocer el texto de un documento como parámetro para una posible búsqueda.
Monitor de alta resolución
Si vamos a trabajar únicamente con documentos digitales haremos bien en no escatimar el dinero invertido en un buen monitor. Lo ideal es contar con un monitor cercano a las 30 pulgadas, de forma que podamos cotejar simultáneamente varios documentos y que sea además de alta definición (mucho más apropiados cuando vamos a pasar varias horas frente a una pantalla).
Smartphones o eBooks
En ocasiones realmente tenemos la necesidad de imprimir una página. Puede que necesitemos llevar con nosotros una tarjeta de embarque, un mapa, unas direcciones, etc.
Si realmente queremos prescindir del papel podemos optar por utilizar bien nuestro smartphone (la mayoría disponen de aplicaciones que nos permiten almacenar y gestionar nuestros documentos) o incluso un lector de eBooks que tenga la capacidad para leer archivos PDF.
Firma digital
Como colofón a todo lo comentado hasta ahora, necesitaremos contar con un módulo de firma digital con la que poder emitir facturas electrónicas y firmar documentos solicitados por la distintas administraciones públicas. Para ello necesitaremos en primer lugar solicitar un certificado digital a una de las entidades emisiores y posteriormente contar con el hardware y el software adecuado
