No es fácil aprender a delegar. De hecho, muchas personas son incapaces de hacerlo, por lo que asumen una enorme carga de trabajo que les conduce directamente a situaciones de estrés y a la incapacidad de cumplir con sus objetivos.
En el otro extremo, la delegación mal entendida supone un ejercicio de irresponsabilidad en el acaban asignándose tareas y proyectos a personas que son incapaces de llevarlas a cabo, bien por la falta de experiencia, bien por falta de tiempo. La clave, como siempre, se encuentra en un punto intermedio.
La delegación, bien entendida, es un ejercicio win-win en el que todos ganan. Sin embargo uno de los principales escollos a los que nos enfrentamos en este aspecto, es determinar qué tareas/responsabilidades pueden ser delegadas y cuáles hemos de asumir como propias de forma inexcusable. Éste y no otro, es el primer paso para desarrollar una política de delegación efectiva. En este sentido, podemos proponernos, sólo para empezar, algunas preguntas sobre las que reflexionar:
1. ¿Contamos en nuestro equipo con alguien con los suficientes conocimientos/experiencia para desarrollar la tarea? ¿Se trata, en términos generales de algo que cualquiera puede hacer o realmente es necesario que la hagamos nosotros?
2. ¿Permite el desarrollo de las habilidades y competencias de otra persona?
3. ¿Se trata de una tarea rutinaria o que se va a repetir con cierta frecuencia en un futuro?
4. ¿Disponemos de suficiente tiempo para delegar «la tarea» de forma efectiva? Esto incluye entre otras cosas, tiempo de formación, tiempo para responder preguntas y tiempo para comprobar el progreso del trabajo realizado.
5. ¿Deberíamos delegar la tarea? Normalmente los proyectos críticos que implican el éxito o fracaso de nuestro programa a largo plazo deberían ser controlados de cerca.
Si hemos respondido «Sí» a todas o a muchas de las preguntas anteriores, entonces se trata de una tarea que perfectamente podemos delegar sin temor a que las cosas vayan a salir mal. Una vez que hemos decidido que «vamos a delegar» hemos de determinar quiénes son la personas más idóneas para según que tareas.
La personas idóneas
Existen tres factores principales que hemos de tener en cuenta a la hora de derterminar quién es la persona más adecuada para realizar la tarea que tenemos en mente:
1. Los conocimientos, habilidades y experiencia de las personas que se presentan para desarrollar un trabajo determinad. En este punto es tan importante determinar quiénes son las personas más apropiadas como el hecho de disponer el tiemo necesario para formarlas y supervisarlas en caso de ser necesario.
2. El estilo de trabajo: ¿Vamos a delegar en una persona independiente? ¿Cuáles son sus aspiraciones profesionales? ¿Qué es lo que le interesa, a qué aspira a largo plazo… y cómo encaja esto en el trabajo que le queremos asignar?
3. La carga de trabajo de la persona en la que hemos pensado: ¿Dispone del tiempo suficiente para asumir más trabajo? ¿Va a suponer un trastorno en su esquema laboral? ¿Cómo conjugará las nuevas responsabilidades con las que ya tiene?
Una vez que hemos pensado en la/las personas que vamos a delegar, debemos tomarnos el tiempo suficiente para comunicarles por qué hemos pensado en ellas para desarrollar un trabajo determinado, qué es lo que esperamos de su trabajo, cuáles son nuestros objetivos para el proyecto, las fechas clave con las que han de comprometerse, etc.
Además, las personas o el equipo sobre el que delegamos han de saber cómo han de reaccionar si se presentan problemas o imprevistos, y que somos la persona a la que pueden recurrir en busca de consejo cuando las cosas no salen tal y como las teníamos previstas. Y es que aunque el hecho de delegar implica en que son otros los que van asumir la responsabilidad, no quiere decir que nos debamos desentender completamente de un proyecto que consideramos importante. En la delegación, como en tantos otros aspectos, el equilibrio es nuestra baza más importante.
