Un teléfono que no para de sonar, reuniones inesperadas, papeleo que se acumula en la mesa de nuestro escritorio, tareas repetitivas que nos mantienen falsamente ocupados… estos son algunos de los principales «ladrones» del tiempo que afectan negativamente a nuestra productividad.
Aprender a detectarlos, y sobre todo implantar un sistema de gestión del tiempo en nuestra jornada laboral, resulta indispensable para planificar con criterio y mejorar nuestra productividad y la competitividad de nuestra empresa.
Se ha escrito mucho sobre la «Gestión del Tiempo» (GDT) durante los últimos años, y cómo los conocidos como «ladrones del tiempo» representan una de las amenazas de la vida diaria en cualquier empresa. Los ladrones del tiempo, que pueden variar dependiendo de la naturaleza de nuestro negocio, son todas aquéllas distracciones innecesarias que nos quitan nuestro bien más preciado: tiempo que podríamos emplear en realizar tareas mucho más productivas.
La teoría clásica, indica que los principales «ladrones», los «sospechosos habituales» son las visitas inesperadas, las reuniones, las llamadas telefónicas, el desorden, una comunicación ineficaz y una escasa disciplina personal (conocida también por procrastinación).
Sin embargo, se nos ocurren también muchos otros «nuevos» fruto de la época globalizada en la que vivimos. Estos nuevos «profesionales del robo» se ocultan en herramientas mucho más atractivas como son el correo electónico, los sistemas de mensajería instantánea, la navegación por Internet y la falta de delegación.
Aunque se han escrito multitud de libros y existen decenas de aplicaciones que pueden ayudarnos a gestionar de forma más eficiente nuestra jornada laboral, todo nos remite al mismo punto: planificar con criterio.
Planificar con criterio
Antes de que Internet entrase en nuestras vidas, solía decirse que la mejor forma de planificar nuestro tiempo era contar con una buena agenda. Ahora que existen ciento de aplicaciones de pueden ayudarnos, la agenda (ya sea tradicional, ya sea on-line) sigue siendo uno de nuestros principales aliados. Sin embargo, no basta con contar con una agenda para suponer que el trabajo ya está hecho. Hay algunas pautas que hemos de tener en cuenta.
1. La agenda es una herramienta básica a la hora de organizar la jornada laboral, la semana e incluso la previsión de tareas a medio y largo plazo. El uso de la agenda, no sólo consiste en escribir citas o encuentros, sino realizar un listado diario de tareas que hemos de llevar a cabo, priorizando las más urgentes y difíciles sobre las menos relevantes.
2. Una forma de ahorrar tiempo consiste en agrupar las tareas que hemos definido con anterioridad por franjas horarias y similitud. En este sentido, la mayoría de los expertos recomienda atender llamadas y visitas a primera hora, cuando el personal llega a las empresas. Si no es posible agrupar las tareas debemos ir revisando la agenda periódicamente para no dejar trabajos pendientes.
3. En la medida de lo posible, hemos de asignar un tiempo a cada una de nuestras tareas y ceñirnos a él. En caso contrario, corremos el peligro de caer en la Ley de Parkinson, que dice: “Se tarda tanto en terminar un trabajo como tiempo se tenga para ello”.
4. Al final de la jornada destinaremos unos minutos a revisar qué tareas hemos completado y cuáles no y ajustaremos la agenda del día siguiente. Aplicar toda esta estrategia requiere tiempo, pues para cambiar un hábito se necesita constancia y voluntad.
Getting Things Done
«Getting Things Done» es el título de un conocido libro de David Allen y que, además, se constituyó en un nuevo paradigma de gestión del tiempo. La revolución que introduce Allen en la gestión del tiempo es que no presta tanta atención a las prioridades (modelo clásico) sino que focaliza su atención en dos elementos nuevos: control y perspectiva. Desde su punto de vista, cuatro son los elementos que hemos de tener en cuenta: recopilar, procesar, organizar y revisar.
Recopilar
Antes de comenzar una tarea Allen recomienda «recopilar» todo lo que necesites para seguimiento, recordatorio o actuación en lo que Allen llama un “cesto”: puede ser una caja, tu bandeja de entrada, una grabadora de voz, bloc, portátil, pda o una combinación de ellos a tu comodidad. Sea lo que sea, hemos de tener una visión en perspectiva de todos los elementos que poseemos.
Procesar
Procesar correctamente los elementos que poseemos es una de las tareas más importantes. Allen sugiere que «procesemos» únicamente un elemento a la vez, comenzando siempre desde el principio, y sin marcha atrás (una vez que empezamos no podemos posponerlo para otro momento). Si uno de los elementos requiere una acción, tres son las posibilidades: realizarla (si lleva menos de dos minutos), delegarla, o posponerla. Si el elemento que estamos procesando no requiere ninguna acción por nuestra parte, las posibilidades son: archivarlo, desecharlo o dejarlo en estado latente.
Organizar
Representa en núcleo central del GTD. Básicamente, Allen describe un conjunto de listas sugerido que podemos usar para llevar un seguimiento de los items que requieren atención. De esta forma, nos sugiere elementos como «Próxima acción», «Proyectos» (cada bucle de trabajo que requiere más de una acción física), «En Espera» (cuando hemos delegado una acción importante y nos mantenemos a la espera) y «Puede que algún día».
Un ejemplo de «Próxima acción» podría ser el siguiente: si el item es “Escribir un informe del proyecto”, la siguiente acción podría ser “poner un email a Juan para cerrar una entrevista”, o “Llamar a Luís para pedirle los requerimientos del informe” Aunque haya muchos pasos y acciones requeridas para completar la tarea, siempre habrá algo concreto que podamos hacer en primer lugar.
Todo este trabajo que realizamos a la hora de organizar, requiere un archivo del que «podamos tirar» siempre que lo necesitemos, sin perder tiempo. Por ello, Allen propone mantener un único sistema de archivo organizado alfabéticamente para poder archivar y recuperar la información que necesitemos lo más rápida y fácilmente posible.
Es aquí, en este sistema de archivado y recuperación, donde se han popularizamos herramientas on-line como las conocidas To-Do Lists. Algunos ejemplos de To-Do Lists con «Remeber the Milk» o Task Manager de Gmail.
Revisar
Las listas de acciones y recordatorios servirán de poco si no los revisas al menos diariamente, o cada vez que dispongas de tiempo. De acuerdo al tiempo, energía y recursos de que dispongas en cada momento, decide qué es lo más importante que puedes estar haciendo en ese momento, y hazlo.
