¿Cuántos e-mails se acumulan en estos momentos en la bandeja de entrada de tu gestor de correo electrónico? ¿Cuántos de ellos están sin abrir? y es más.. ¿Cuántos de ellos son realmente útiles?  Aunque no está científicamente demostrado, aproximadamente entre el 80 y el 90 por ciento de los e-mails que recibimos a diario no son realmente importantes, y muchos son simplemente son ruido con el que debemos lidiar. En MuyPymes te mostramos cómo el empleo de filtros te ayuda a ser más productivo.

Disponer de un buen sistema de filtrado de correo electrónico equivale en muchos casos a tener a nuestra disposición un completo asistente virtual que se encarga de una de las partes más tediosas y rutinarias de nuestro trabajo frente al ordenador: clasificar los e-mails que recibimos en nuestra bandeja de entrada.

Aunque existen infinidad de formas de clasificar los e-mails que recibimos, de lo que se trata en el 90% de las ocasiones es de responder a los siguientes parámetros:

1. ¿Quién es el remitente?
2. ¿Quién es el destinatario?
3. ¿Qué palabras se encuentran en el asunto?
4. ¿Qué palabras clave se detectan en el cuerpo del mensaje?

En función de lo anterior podemos asignar las siguientes acciones clásicas:

1. Borrar el correo.
2. Marcarlo como leído.
3. Clasificarlo o etiquetarlo.
4. Enviar una respuesta automática.

Teniendo en cuenta estas pequeñas bases teóricas, cabe preguntarse  qué tipo de e-mails son susceptibles de ser filtrados, y cómo debemos realizar dicho filtro. En un reciente artículo de Lifehack nos proponen los siguientes:

Newsletters

Las newsletters o boletines electrónicos son pequeñas publicaciones que muchas webs utilizan para promocionar sus productos o para informanos de sus últimas novedades.

A menos que no necesitemos trabajar sobre una newsletter, podemos afirmar casi con total seguridad que la mayoría de las mismas no nos exigen una lectura inmediat, por lo que crear un filtro para las mismas puede ser una buena idea, evitando así que se acumulen en nuestro correo.

La forma más sencilla de filtrar todas las newsletters que recibimos es crear una dirección de correo electrónico ad hoc para las mismas utilizando el símbolo +. Por ejemplo, si nuestro correo es Esta dirección electrónica esta protegida contra spam bots. Necesita activar JavaScript para visualizarla , podríamos gestionar todas las newsletters que recibimos en la dirección pedro+ Esta dirección electrónica esta protegida contra spam bots. Necesita activar JavaScript para visualizarla .

Con esto conseguimos no sólo almacenar en una única dirección todas las newsletters que recibimos, sino que todos los correos que lleguen a pedro+ Esta dirección electrónica esta protegida contra spam bots. Necesita activar JavaScript para visualizarla también los recibiremos en Esta dirección electrónica esta protegida contra spam bots. Necesita activar JavaScript para visualizarla .

Otra forma de hacer es realizar filtros individuales por cada newsletter que recibimos aunque éste puede ser un proceso más tedioso, especialmente si estamos suscritos a varios envíos.

Forwards y mails en cadena

Todos conocemos a una o más personas que automáticamente reenvían todos los mensajes que aterrizan en su bandeja de entrada. Todos sabemos que la inmensa mayoría de los e-mails que reenvían suelen ser presentaciones en PowerPoint cuyo gusto deja bastante que desear, colecciones de chistes supuestamente graciosos o alertas sobre un más que probable cataclismo nuclear.

Si somos víctimas de este tipo de envíos, lo ideal es crear un filtro que actúe basado en dos reglas. En la primera identificaremos las personas que nos envían este tipo de correos electrónicos, y por lo tanto la primera parte de la regla incluirá sus direcciones de correo electrónico.

En la segunda parte indicaremos que queremos que se filtren los correo cuyo asunto incluya el término "Fwd" que indica que un e-mail ha sido reenviado. En tercer lugar decidiremos qué queremos hacer con ese e-mail... ¿borrarlo? ¿archivarlo?