Trabajar en equipo y compartir nuestros conocimientos para alcanzar un objetivo común es uno de los aspectos más importantes en el día a día de una empresa. Pero trabajar en equipo implica también ser capaces de llegar a acuerdos, explícitos e implícitos acerca del camino que hemos de tomar. Llegar a estos acuerdos, sin embargo, puede suponer una pérdida de tiempo y de energía, si no somos capaces de avanzar. En MuyPymes te ofrecemos 7 consejos que te ayudarán a ser más productivo a la hora de tomar decisiones.

Monica Enand, consultora de management que ha desarrollado estrategias de productividad para empresas como IBM o Intel explica cómo, en su opinión el 90% del tiempo que se pasa en una reunión de trabajo no es productivo, por lo que en ocasiones el hecho de llegar a acuerdos que cristalicen en decisiones efectivas se complica, principalmente porque el proceso se diluye finalmente en una eterna cadena de e-mails que retrasa inevitablemente la toma de decisiones.

En aras de optimizar el esquema por el cual las empresas toman decisiones de forma rápida y efectiva, esta experta en management propone siete pautas que cualquier empresa, independientemente de su tamaño, puede seguir.

Una decisión a la vez

El primer consejo que Enand explica en sus conferencias es que las decisiones han de tomarse siempre de forma individual. Cuantas más decisiones queramos incluir en un único "punto del día" más trabajo nos costará tomarlas. En la medida de lo posible, conviene aislar cada factor crítico de decisión, de modo que puedan tratarse individualmente y nunca como conjunto. Tomar decisiones concretas sobre temas muy concretos facilita que sean muy manejables y que la atención de todos los participantes este focalizada en el mismo aspecto.

Transparencia

Hace dos semanas en Muypymes recomendábamos a todos nuestros lectores el libro "Transparencia" cuya tesis fundamental es que las organizaciones transparentes suelen ser las más eficaces y productivas. Ahondando en este mismo punto, Enand considera que un proceso de decisión opaco conduce la mayoría de las ocasiones a que se fomente la especulación dentro de la organización y que finalmente, "cada uno haga su propia guerra".

Argumentar basándonos en hechos

Documentación, documentación, documentación. A la hora de tomar decisiones importantes, muchas discusiones suelen deslizarse peligrosamente hacia el lado de los sentimientos y la emotividad, por lo que a veces la decisión final puede ser fruto de un análisis irracional no basada en datos reales. Para evitar estas situaciones se recomienda aportar toda la documentación necesaria antes del inicio de la reunión (nunca después cuando ya puede ser tarde y la decisión ya se ha tomado, aunque no sea la más adecuada).

Grupos reducidos

A las reuniones deberían asistir únicamente aquéllos cuya opinón es relevante a la hora de tomar una decisión. En cambio, muchas empresas suelen invitar a reuniones a personas cuya presencia realmente no se justifica por sí sola sino que asumen un papel de espectadores. Y es más, precisamente esta sensación de "no contar" para el resultado final puede producir efectos negativos en cuanto a alargar innecesariamente decisiones que podrían tomarse rápidamente.

Únicamente cuenta lo esencial

Reduce tu propuesta al menor número de palabras que sea posible para explicarla con claridad. La mayoría de las personas que participan en una toma de decisión conoce en conjunto la mayoría de los aspectos relevantes por lo que sobran largas explicaciones y un exceso de datos que pueden acabar diluyendo la esencia de lo que queremos proponer y que queremos que se acepte.

Claridad

A la hora de elaborar nuestra propuesta no debe de haber espacio para las dudas. Es decir, una propuesta no es un foro de debate en el que cada uno puede aportar su opinón personal. Debemos elaborarla de tal forma que, sustraída hacia lo esencial, los integrantes del grupo de decisión puedan responder con un sencillo "Sí" o un "No" o en el caso de que puedan argumentar otras cuestiones, hemos de evitar que nuestra propuesta conduzca directamente hacia preguntas abiertas por la base. En este sentido preguntas del tipo ¿Qué os ha parecido mi propuesta?" no son las más adecuadas si queremos tomar una decisión rápida.

Documentar las decisiones tomadas

Parece un elemento baladí y que en una reunión corresponde exactamente al acta de la misma. Sin embargo, cuando la discusión se lleva al terreno del e-mail la cosa puede complicarse bastante. Suele tratarse de discusiones muy abiertas, con muchas voces que en ocasiones conducen a un sencillo e-mail que empieza y termina con la frase "de acuerdo". El trabajo de documentación de todo lo que se hace a través de e-mail introduce una nueva dimensión al concepto de "acta de reunión".

Si seguimos todos estos pasos, pronto descubriremos cómo crece la productividad de nuestro equipo y en general de nuestra empresa y es que crear un sistema preciso para tomar decisiones reduce el estrés y aumenta el nivel de confianza de la organización.