A medida que Gmail se ha ido convirtiendo en un servicio de correo popular tanto entre usuarios domésticos como en empresas, la Red se ha convertido en hervidero de artículos en los que se explica cómo sacar el máximo partido a este estupendo servicio de Google. Incluso la propia Google ha publicado una guía con la que quiere convertirnos en unos "ninjas" del correo electrónico. Para ello nos ofrece un camino que comienza en el "cinturón blanco" y pasando por otros colores (hasta el negro) nos lleva a obtener el título de maestro ninja.

En este artículo no vamos a plasmar todos los trucos que nos ofrece la guía de Google, pero sí que vamos a repasar algunos de los aspectos más interesantes que el gigante de Internet nos ofrece en cada uno de los niveles.

Como hemos comentado la carrera para convertirnos en un ninja de Gmail comienza por aprender algunos trucos básicos en el cinturón blanco, y tras recorrer los entresijos de los cinturones verde y negro, podemos llegar a ser auténticos maestros. Veamos los más útiles de cada nivel.

Cinturón blanco

Organiza el correo electrónico con etiquetas

Las etiquetas funcionan como carpetas y además puedes añadir más de una a un solo mensaje. Pon etiquetas de colores a los correos electrónicos importantes y así podrás encontrarlos rápidamente cuando accedas a la sección "Recibidos". Puedes utilizar varias etiquetas (de la misma forma que harías con las carpetas en Outlook) e incluso crear filtros asociadas a las mismas.

Archiva mensajes para ordenar tu bandeja de entrada

Los mensajes de la papelera se eliminan pasados 30 días, mientras que los mensajes archivados se guardan para siempre. Al archivar mensajes, se mueven de "Recibidos" a "Todos", donde se guardan de manera segura, con la posibilidad de acceder a ellos más adelante, en cualquier momento. 

Una de las funciones más interesantes del archivado de mensajes es que nos permite "despejar" nuestra bandeja de entrada sin tener la necesidad de eliminar los mensajes con los que no queremos contar por un tiempo. De esta forma la búsqueda visual se convierte en un proceso mucho más sencillo.

Cinturón verde

Utiliza Tareas como una práctica lista de cosas pendientes

Añade nuevas tareas en tu lista haciendo clic en en enlace "Tareas" bajo "Contactos" en la parte izquierda de tu pantalla. También puedes convertir correos electrónicos en tareas haciendo clic en el menú "Más acciones" y selecciona "Añadir a Tareas". También puedes acceder a tu lista de tareas desde el teléfono móvil en www.gmail.com/tasks.

De acuerdo, la función de tareas de Gmail no es la más completa del mercado, y desde luego no va a cumplir con las expectativas de un amante del GTD pero la inmensa mayoría de las personas no necesitan más que lo que Google ofrece en este apartado.

Utiliza filtros para controlar el flujo de mensajes entrantes

Configura filtros para etiquetar, archivar, eliminar, destacar o reenviar automáticamente determinados tipos de mensajes entrantes. Puedes crear un filtro basado en cualquier mensaje. Para ello simplemente tienes que seleccionar "Filtrar mensajes como estos" en el menú desplegable "Más acciones" .

Como otros clientes de correo electrónico, Google nos permite establecer filtros basados en destinatarios, remitentes, asuntos del mensaje, o incluso tomando como punto de partida una búsqueda.