Conforme la tecnología va avanzando, las empresas también van sumando nuevos conocimientos que les permiten poder realizar su trabajo más rápidamente y con mayores comodidades. Esta revolución que se ha producido en los últimos años ha provocado que cada vez sea más incómodo e ineficiente el uso del papel en los compromisos administrativos y legales.
Sin embargo, son muchas las empresas que siguen resistiéndose a abrazar los nuevos tiempos y no acaban de operar con documentos electrónicos. Validated ID pionera en nuevos servicios de firma electrónica manuscrita, ha explicado las principales excusas que ponen las empresas para seguir usando el obsoleto papel.
1. Falta de conocimiento
Nadie se imagina una empresa sin ordenadores o conexión a Internet (en algunos casos hasta es obligatorio). Es tan habitual que se hace raro pensar en encontrar un albarán, un contrato o una factura hechos a mano. Entonces, ¿por qué se siguen imprimiendo y guardando documentos en papel? «La tecnología forma parte de nuestra vida y siempre ha estado unida inevitablemente al desarrollo económico y social de las personas, desde los rudimentarios utensilios de labranza de la era prehistórica hasta los sofisticados equipos informáticos de nuestros días. La tecnología no es el problema, es la solución. Sólo hay que encontrar la tecnología que se adecue a nuestras necesidades, como demuestra el hecho de que los smartphones sean una herramienta casi imprescindible actualmente tanto por particulares como por empresas» asegura Fernando Pino, CLO de Validated ID.
2. Seguridad
Uno de los motivos que más se esgrimen para guardar documentos en papel es la seguridad, por la falta de fiabilidad del soporte digital, las menores garantías de integridad (el documento en papel es más difícil de modificar) y de autenticidad (documento original firmado por el cliente). Sin embargo, Pino advierte que el papel es vulnerable a desastres como incendios o inundaciones.
3. Empresa pequeña
La tecnología, hoy, está al alcance de cualquier empresa, independientemente de su tamaño o los medios disponibles. Según los expertos, esta disponibilidad es posible, en gran parte, gracias al crecimiento de la prestación de servicios digitales en la nube, apoyados en el abaratamiento progresivo de los dispositivos hardware, que pasan a ser un mero soporte de servicios y contenidos. La prestación de servicios desde Internet permite una escalabilidad que hacen posible que sistemas que son en principio caros y sofisticados puedan ser usados por múltiples empresas, independientemente de su tamaño. «Cualquier empresa puede disponer de un potente servicio de firma biométrica que le permita recoger el consentimiento de sus clientes de forma fácil y segura, no hacen falta grandes requerimientos, tan sólo se necesita conexión a Internet y una tablet», apunta el experto.
4. Costes
Las empresas alegan que el papel «es más barato» que adquirir las herramientas necesarias para la digitalización. Sin embargo, el prestador del servicio es quien asume los costes de desarrollo, mantenimiento, distribución, backups, adquisición de certificados y servicios de certificación digital, custodia de claves notariales, seguros, etc. Un servicio costoso y basado en alta tecnología y que es posible de ofrecer a un precio muy barato gracias a la economía de escala. Una tablet, por su parte, puede adquirirse por unos 300 euros. El coste inicial puede ser más alto, pero a la larga los costes de la gestión del papel (impresión, envío, archivo…) se disparan, incluyendo los no visibles, además de ahorrar tiempo.
5. Fiabilidad legal
«Los documentos importantes siempre en papel y firmados», defienden muchos empresarios. Pero en España y Europa no se puede negar como prueba de juicio ninguna firma, ya sea electrónica o manuscrita. «Todas son válidas», apuntan desde Validated ID.
