En MuyPymes os hemos contado durante todos estos años cómo podemos ser más productivos en nuestro espacio de trabajo. Os hemos contado cómo el uso de Evernote, Google Chrome, DropBox y otros, nos permiten no sólo trabajar más rápido, sino sobre todo, trabajar mejor. ¿Pero qué ocurre en esos espacios corporativos en los que la mayoría de los recursos IT están capados?
En esos espacios en los que no se nos permite instalar ninguna aplicación y en los que tenemos que «conformarnos» con Internet Explorer y unas pocas páginas web permitidas…¿Cómo podemos mejorar nuestra productividad? ¿Qué herramientas tenemos a nuestra disposición y cómo podemos sacar el máximo partido de ellas? A continuación os sugerimos algunas ideas.
Microsoft OneNote al rescate
Por muy restrictiva que sea la política IT de nuestra empresa, estamos seguros de que hay un programa que no va a faltar: Microsoft Office. Y si tenemos la suerte de que nuestra versión de Office tiene menos de diez años, seguramente tengamos a nuestro lado a OneNote, la aplicación que podremos utilizar para gestionar nuestras notas y tareas cotidianas.
OneNote es una aplicación que realmente tiene mucho potencial si sabemos sacarle partido. En nuestro artículo «Diez razones por las que OneNote te hace ser más productivo», descubrimos cómo podemos organizar nuestras tareas, aprovecharnos de sus múltiples plantillas o aprovecharnos de su función para dibujar bocetos e «incrustar» elementos multimedia.
Además en LifeHacker nos cuentan cómo aumentar sus funcion alidades con plugins como Clip to OneNote, que nos van a ayudar en la tarea de capturar nuestras ideas, o otros como OneTastic que explota el poder de los macros en Microsoft Office para crear plantillas dinámicas como son los propios calendarios.
Por último destacar que OneNote dispone de su propia app tanto para los terminales Windows Phone, como iOS y Android, en versiones tanto para smartphone como para tablets haciendo uso de SkyDrive como plataforma cloud con la que sincronizar nuestras notas.
Domina Outlook
Outlook es uno de los programas más populares para gestionar nuestro correo electrónico. Amado por unos pocos y odiado por muchos, Outlook puede convertirse en un auténtico desafío a los pocos meses de comenzar a utilizarlo.
Sin embargo con un poco de disciplina y algunos trucos, podemos convertir Outlook en una auténtica navaja suiza de la productividad. En «Tres razones por las que Outlook puede convertirse en tu programa favorito» vimos como podemos mejorar nuestro uso de Outlook con la gestión de reglas y alertas, filtros personalizados y mail tips que evitan que cometamos determinados errores.
De un modo similar, en «Saca el máximo partido de Microsoft Outlook», aprendimos a trabajar mejor con nuestras tareas, a estar más informados con la integración de fuentes RSS o a compartir calendarios.
Como en el caso de OneNote, también en Outlook hay varios plugins de los que podemos echar mano. En este sentido, un plugin como Xobni, se instala como una barra de herramientas dentro de Microsoft Outlook aportando funciones mejoradas como: ejecutar búsquedas (función muy superior al motor de búsqueda predefinido en Outlook), gestionar contactos, visualizar estadísticas de mensajes y localizar archivos adjuntos.
Otro como iLook integra funciones sociales dentro de nuestro gestor de correo electrónico, pudiendo comunicarnos directamente con nuestros contactos de LinkedIn y otras redes sociales.
Aplicaciones portables
Si la política de nuestra empresa no es tan restrictiva como para inhabilitar por completo los puertos USB de nuestro equipo, siempre podemos echar mano de esa pequeña maravilla que son las aplicaciones portables.
Sin lugar a dudas en este terreno destaca la suite portable apps, capaz de llevar a nuestra unidad USB un buen número de aplicaciones: desde navegadores como Google Chrome, a clientes como DropBox, pasando por utilidades por Utorrent o incluso gestores de tareas como TodoIst, encontraremos en esta suite casi todo lo que necesitamos para sentirnos como en casa.
Incluso si en principio nuestra aplicación no es «portable», como en el caso de Evernote, una pequeña investigación no puede llevar a descubrir Nevernote, un clon de la famosa aplicación que nos permite de la misma manera, acceder a todas nuestras notas.
Tablets y más
El hecho de que en el equipo principal de tu empresa no te permita acceder a tus aplicaciones favoritas no quiere decir que tengas que renunciar completamente a ellas. Integrar tu smartphone o incluso mejor, tu tablet, en tu espacio de trabajo puede hacer que seas más productivo.
Puedes utilizarlo de forma puntual con apps para gestionar tus tareas, gestión de alarmas o para realizar bocetos con los que trabajar más tarde o bien, puedes hacerte con un teclado bluetooth y ponerte a trabajar directamente sobre tu dispositivo mobile. En el mejor de los casos (tablets Android o Windows 8) contarás además con una salida micro HDMI que te permitirá conectar tu dispositivo a un monitor externo y pasarás a tener un equipo realmente personal.
La vuelta al papel
Por último, si todo lo demás falla, siempre puedes volver al papel. En nuestro artículo «Tu Moleskine, más productiva en 2012» os dimos muchas pistas para convertir cualquier cuaderno de notas en una gran herramienta de productividad.
Vimos por ejemplo cómo podíamos hacer listas de tareas más dinámicas, cómo organizar nuestras notas con el «cuadrante mágico» y que utilidades podíamos darle a elementos como separar páginas.
Como ves, que nuestra empresa nos limite las opciones tecnológicas que pone a nuestro alcance, no implica que podamos seguir siendo igual de productivos. A veces todo lo que hace falta, es un poco de imaginación.
